کنترل کارکنان، چگونه کارکنان خود را مدیریت کنیم؟

شما با مطالعه این مقاله می‌توانید به صورت کاربردی، کنترل کارکنان خود را افزایش دهید.

شما هر چه کارمندان خود را بهتر مدیریت کنید، استفاده از منابع و بازدهی شما بهبود خواهد یافت.

سلام بر دنبال کنندگان عزیز برترآموز، ما آمدیم با یک مقاله بسیار جذاب و کاربردی در حوزه مدیریت کارکنان. ما قرار است که در این مقاله نکاتی را به شما آموزش دهیم که رابطه شما با کارکنان بهبود پیدا کند. کنترل کارکنان ساده‌ است به شرطی که برای آن برنامه ریزی داشته باشید. اگر شما با کارکنان خود اندکی نزدیک باشید و یا خود شما کارمندی انجام داده باشید. می‌دانید که همیشه بین کارکنان و مدیران یک اصطحکاک است. این موضوع شاید به نظر شما موضوع مهمی نباشد. اما باید به شما بگوییم که به صورت قابل توجه روی کیفیت بازدهی شما تاثیر خواهد گذاشت.

البته باید به این نکته نیز تاکیده داشته باشیم که این مقاله فقط برای مدیران مفید نیست. بلکه برای شما نیز به عنوان یک کارمند و یا کارگر می‌تواند تاثیرات قابل توجهی داشته باشد. چرا که شما با درک بهتر رفتار و استراتژی مدیران می‌توانید با آن‌ها ارتباط مناسبی برقرار کنید. به عنوان مثال اگر مدیر شما، شما را مجبور کرده اشت که آموزش زبان انگلیسی ببینید و هزینه آن را هم از حقوق شما کم می‌کند. برای آن یک دلیل استراتژیک دارد، فکر نکنید که مدیر شما بدون دلیل شما را برای اینکار انتخاب کرده است.

ازطرفی باید به این موضوع نیز توجه داشته باشید که گاهی شما با یک مذاکره مناسب می‌توانید شرایط مناسبی را مدیر خود در خواست کنید. چرا که نه 😉مدیر شما هم زبان شما را درک می‌کند. اما شما باید بفهمید که اولویت او در حال حاضر شما می‌باشید و یا خیر. در این صورت تعرضات بین مدیران و کارمندان به صورت قابل توجه افزایش پیدا می‌کند، البته پیشگام این موضوع باید مدیران باشند.

مهمترین اصل در روش های مدیریت استراتژیک مشخص کردن مدل مدیریتی است

شما به عنوان یک مدیر باید استراتژی مدیریت خود را مشخص کنید. ما به صوت کلی سه مدل مدیریتی خواههیم داشت که به صورت مختصر به هر یک خواهیم پرداخت. به این نکته توجه داشته باشید که شما برای کنترل کارکنان خود باید مدل مدیریتی خود را مشخص کنید.

 چرا که رفتار شما می‌تواند مدل کارمندان شما را مشخص کند. اگر شما به صورت پیوسته تغییر استراتژی دهید. کارمندان خوب خود را نیز به سادگی از دست خواهید داد. دقت داشته باشید که شما بدون کارمندان قدیمی خود هیچ ندارید. این موضوع به دلیل هزینه‌های پنهانی است که شما باید در کسب و کار خود بدهید و هیچ وقت متوجه آن نخواهید شد.

مدل مدیریت مستبدانه « لجباز »

یکی از استراتژی‌های مدیریتی این است که همه نمی‌فهمند و فقط من می‌فهمم. چرا که من توانسته ام از صفر کسب و کار خود را به اینجا برسانم. و یا من توانسته‌ام ریاست این مجموعه را با رانت و پارتی به دست آورم. همیشه در این کسب و کارها کارمندانی می‌باشند که از این مدل لذت می‌برند. ما در این بخش کاری به درست و یا غلط بودن این استراتژی نداریم.

 برای مهم است که این موضوع را درک کنید که شما در کسب و کار خود هر باری که تغییر استراتژی می‌دهید؛ چند کارمند خوب و باتجربه خود را از دست خواهید داد. البته به این نکته نیز توجه داشته باشید که این مدل مدیریت و کنترل کارکنان در کشورهای جهان سوم، مدلی مرسوم است.

مدل مدیریت  مشارکتی

در این روش مدیر خود را جزئی از کارمندان می‌داند. معمولا هیچ کس فکر نمی‌کند که او مدیر است و همه خیلی راحت با او برخورد می‌کنند. البته به این نکته نیز توجه داشته باشید که همیشه حد و مرزهای شخصیت و پرستیژ مدیر در این مدل حفظ می‌شود. شما به عنوان یک کارمند جزء و یا چه به عنوان یک مدیر میانی می‌توانید به سادگی وظایف خود را متحول کنید.

البته به این نکته نیز توجه داشته باشید که این مدل در کشورها اروپایی و آمریکایی به وفور یافت می‌شود. اما چرا این مدل بسیار جواب می‌دهد؟ 🙄 دلیل آن این است که شایسته سالاری ملاک استخدام است. اگر شما در این مدل مدیریتی از افراد درستی برای کسب و کار خود استفاده نکنید. نه تنها شما کنترل کارکنان را در دست نخواهید داشت. بلکه کارکنان کنترل شما را در دست خواهند گرفت.

به عنوان مثال لازم است که مسئول امور بازرگانی شما آموزش زبان آلمانی داشته باشد. از طرفی او ظیفه دارد که در نمایشگاه پیش رو میزبان چند فرد مهم از کشور آلمان باشد. اما او از قدرت و نفوذ خود سوء استفاده می‌کند و آموزش خود را به سادگی به تاخیر می‌انداز.

مدل مدیریت مشاوره‌ای

این مدل مدیریتی به نوعی می‌توان گفت که بهترین مدل مدیریت است. چرا که شما در این مدل علاوه بر اینکه با کارکنان خود ارتباط نزدیکی دارید و کسب و کار خود را بهبود می‌دهید. همیشه تمام کارها را با علم متخصصین و با نظر آن‌ها ثبت خواهید کرد. به عنوان مثال اگر قرار است که یک سایت طراحی کنید، به جای اینکه خود شما مشغول آموزش وردپرس شوید و سایت خود را طراحی کنید.

از آموزش وردپرس استفاده می‌کنید تا به کمک آن یک فرد متخصص پیدا کنید و کار را به او واگذار کنید. از طرفی شما به دلیل مطالعاتی که داشته‌اید به سادگی می‌توانید او را درک کنید. تمام تلاش مدیران بر این است که دانش حداقلی داشته باشند تا بتوانند با مدیران ارتباط برقرار کنند. اما این روش نیز دو آسیب دارد یک اینکه خلاقیت معمولا در آن سرعت کمی دارد. دومین نکته این است که معمولا در یک حوزه عمیق نمی‌شوند و همیشه به دنبال نوآوری می‌باشند.

نحوه کنترل کارمندان از دیدگاه مدیریت استراتژیک

ما در این بخش به شما تکنیک‌هایی را آموزش خواهیم داد که دانستن آن بدون عمل برای شما هیچ ارزشی  نخواهد داشت. زمانی این تکنیک‌ها برای شما ارزشمند است که شما با توجه به کسب و کار خود آن‌ها را با هم ترکیب کنید و از طرفی آن را در کسب و کار خود اجرا کنید. شما باید به این تکنیک‌ها تعهد داشته باشید، در غیر این صورت این موضوع برای شما هیچ اهمیتی نخواهد داشت.

1.    به حقوق و شرایط کارمندان خود اهمیت بدهید

اگر شما قصد کنترل کردن کارمندان خود را دارید، باید بدانید که دوره استبداد و لجبازی به سر آمده است. امروزه اگر شما کارمندان خود را اذیت کنید و به حقوق او توجه نکنید، اگر او یک فرد با مهارت و با تجربه باشد. به سادگی کار شما را ترک می‌کند  و چه بسا با رقیب شما وارد همکاری می‌شود. اما ما برای شما یک پیشنهاد بسیار بهتر داریم و آن هم استفاده از اهرم لذت برای کنترل کارمندان است. البته ما به موقع از اهرم رنج نیز برای کنترل کارمندان استفاده خواهیم کرد.

اما شما باید یک اولویت بندی مناسب در این حوزه داشته باشید. شما باید بررسی کنید که کارمندان شما آیا با این شرایط و مزایا حقوق کافی دریافت می‌کنند. شما می‌توانید پا را یک پله فراتر بگذارید و حقوق و مزایای آن‌ها را بالاتر از میانگین بازار نگه دارید. اما باید به این موضوع توجه داشته باشید که فقط و فقط کارمندان با تجربه و منضبط خود را نگهداری کنید. در غیر این صورت ممکن است که افراد شما از شما استفاده کنند.

دقت کنید که همیشه شما نباید برای کنترل کارکنان خود از زور و تشر استفاده کنید. به این موضوع توجه داشته باشید که کارمند شما نیز انسان است. او هم ممکن است که خطا کند، شما باید به درستی با او برخورد کنید. اگر خطای خود را تکرار کرد، حال می‌توانید با او برخورد سخت‌تری داشته باشید. اما در وهله اول شما باید تمام تلاش خود را به کار گیرید تا بهترین انتخاب را داشته باشید. سعی کنید به کارمندان خود این موضوع را منتقل کنید که به سبب ارزشمندی آن‌ها به آن‌ها حقوق و مزایای بالاتری می‌دهید و نه به این دلیل که شما به آن‌ها نیاز دارید.

2.    به نحوه تذکر به کارمند خود از قبل فکر کنید

شاید فکر کنید که این یک موضوع پیش پا افتاده است و کسی که خطا می‌کند باید در مقابل همه تنبیه شود. این تنبیه کردن می‌تواند ترور شخصیتی او باشد و یا می‌تواند یک برخورد زننده در خلوت باشد. شاید فکر کنید که این کارمند را به خوبی ادب کرده‌اید. اما باید به شما بگوییم که نه تنها شما کنترل کارکنان خود را از دست داده‌اید. بلکه برای خود کلی مشکل و چالش نیز به وجود آورده‎‌اید. چرا که کارمند شما بازدهی خود از دست می‌دهد. از طرفی سعی در تلافی کار شما نیز دارد.

جالب است بدانید که در چین روی 270 کارخانه تولید که کارکنان زیادی داشتند، یک آزمایش انجام دادند. در این آزمایش محصولات معیوب کارخانه را بررسی می‌کردند. آن‌ها به دنبال ارتباط بین تعداد محصولات معیوب کارخانه و برخورد سرکارگر با کارکنان بودند. آن‌ها مشاهده کردند، روزهایی که سرکارگر برخورد بدی کارگرها دارند، به صورت میانگین 15 درصد آمار تولید محصولات معیوب افزایش پیدا می‌کند. این موضوع برای یک شرکت تولید فاجعه است.

از طرفی اگر شما اندکی با بازاریابی خدمات آشنایی داشته باشید، متوجه خواهید شده که در کسب و کارهایی خدمت محور هستند این موضوع می‌تواند آینده آن کسب و کار را خراب کند. شما باید تمام تلاش خود را به کار گیرید تا با یک رفتار والدانه و همچنین دلسوزانه برای بار اول به کارمند خود تذکر دهید. زمانی که این موضوع مفید فایده نبود، نحوه تذکر خود را خشن‌تر و یا سختگیرانه‌تر کنید. دقت کنید که این موضوع باید به صورت بازه‌ای انجام شود.

3.    بین کارمندان خود تفاوت نگذارید

شاید این موضوع به نظر شما بسیار مسخره باشد، اما باید به شما بگوییم که زمانی که شما بین کارمندان خود تفاوت می‌گذارید. رقابت بین کارکنان، رفاقت بین کارکنان، خلاقیت بین کارکنان و در نهایت بازدهی کارکنان خود را کاهش می‌دهید. از طرفی شما با این کار به طور کامل شایسته سالاری را از بین خواهید برد. شما اگر به دنبال کنترل کارکنان خود می‌باشید، باید با همه به صورت برابر برخورد کنید. به عنوان مثال اگر مدیر شما یک تخلف کرد. با زمانی کارمند شما یک تخلف کرد، باید نتیجه یکسان داشته باشد.

از طرفی اگر قرار است که یک پلن تشویقی داشته باشید، این موضوع باید شامل حال همه شود. در این صورت شما می‌توانید بالاترین بازدهی را داشته باشید. زمانی که قرار است شما کنترل کارکنان خود را افزایش دهید، باید با همه آن‌ها به صورت یکسان برخورد کنید. این موضوع بین باعث افزایش بازدهی و از طرفی باعث کاهش چالش بین کارکنان شما می‌شود.

زمانی که کارمندان شما مشاهده می‌کنند که شما به یک نفر لطف ویژه دارید، در این صورت تمام تلاش خود را به کار می‌گیرند تا این فرد را در مقابل شما خراب کنند. برای این موضوع دلایل قانع کننده‌ای هم ممکن است داشته باشند. در نتیجه شما باید قبل از به وجود آمدن هر چالشی این موضوعات را مدیریت کنید.

4. سعی کنید که برنامه‌های تفریحی و آموزشی جمعی داشته باشید

یکی از راه‌های کنترل کارکنان این است که آن‌ها را به هم نزدیک کنید و از طرفی خود شما نیز مسئولیت هدایت آن‌ها را به عهده داشته باشید. به عنوان مثال اگر قرار است که برای کارمندان خود سالن فوتبال بگیرید، بهترین کار این است که خود شما نیز در این سالن‌ها حضور داشته باشید. فکر نکنید که این کار باعث پایین‌ اوردن جایگاه شما می‌شود. بالعکس جایگاه شما به صورت ویژه بین آن‌ها بالا می‌رود.

دلیل آن‌هم این است که آن‌ها این احترام شما را درک می‌کنند. به عنوان مثال اگر قرار است که خود شما به دنبال سواد مالی خود بروید. می‌توانید از کارمندان خود نیز استفاده کنید، در این صورت می‌توانید آن‌ها را نیز در آموزش خود شریک کنید و به یک آموزش مشترک با کارمندان خود بروید. در برخی از مجموعه‌های بزرگ ایرانی و خارجی مدیران با کارمندان خود با هم به کلاس می‌روند. فکر نکنید که این موضوع کسر شان است.

باید به شما بگوییم که این موضوع دقیقا نشان از اعتماد به نفس بالا و رشد شخصیتی شما دارد. به عنوان مثال مدیران برخی از مجموعه‌های خصوصی با کارمندان خود در کلاس‌های فن بیان شرکت می‌کنند. دلیل این موضوع این است که کیفیت ارتباطات خود را با کارمندان خود افزایش می‌دهند.

5. برای نیروی جوان خود ارزش قائل شوید و سعی کنید که آن را رشد دهید

یکی از معضلاتی که امروزه در برخی از کسب و کارها به صورت آزاد دهنده و قابل توجه مشاهده می‌کنیم، این است که به نیروی جوان خود به اندازه کافی توجه نمی‌کنند. این موضوع شاید برای شما موضوعی غیر قابل باور و محال باشد. اما باید به شما بگوییم که امروز مدیران جوانان امروز را با جوانان زمان خود مقایسه می‌کنند. این موضوع از اساس اشتباه ست. جوانان امروز زمانی که به اندازه کافی توجه نبینند، غیر قابل کنترل خواهند شد. شما برای کنترل کارکنان خود باید به آن‌ها فضا دهید.

شما به عنوان یک مدیر باید از جوانان در کسب و کار خود استقبال کنید. چرا که می‌توانید مدیران و پرچمداران آینده کسب و کار خود را، خودتان تربیت کنید.  شاید فکر کنید که این موضوع اندکی ریسک داشته باشد. اما باید به شما بگویم اگر شما این موضوع ریسک کسب و کار شما را کاهش می‌دهد. زمانی که شما بخواهید کسب و کار خود را منتقل کنید و یا بخواهید که کسب و کار خود توسعه دهید، نیاز به نیرویی دارید که مانند شما فکر کند.

شما نمی‌توانید با کنترل کارکنان به صورت دائمی به اهداف خود دست پیدا کنید. دلیل آن هم این است که شما کارکنان خود را محدود کرده‌اید که در چهارچوب شما فکر کنند و عمل کنند. در صورتی که آن‌ها تعریف درستی از این چهار چوب ندارند. به همین دلیل شما را ترک خواهند کرد و به دنبال مدیری با اهداف مشابه خواهند رفت. هزینه تربیت مدیران جدید برای شما قابل توجه خواهد بود.

6. یک سیستم نظارتی قوی ایجاد کنید

شما برای اینکه بتوانید کنترل کارکنان خود را به خوبی انجام دهید، بهترین کار این است که یک نظارت غیر مستقیم هم روی عملکرد آن‌ها داشته باشید. اما دقت کنید که شما قرار نیست که حریم خصوصی کارمندان خود را تغییر دهید. این موضوع می‌تواند برای شما به صورت قابل توجه تبعات منفی در پی داشته باشد. شاید فکر کنید که بهترین کار این است که در مجموعه خود از دوربین مدار بسته و همچنین از میکروفون استفاده کنید. شما با این کار یک فشار ذهنی ثانویه روی کارکنان خود ایجاد خواهید کرد.

دقت کنید که شما قرار نیست که سیستم بگیر و ببند را بیندازید. بلکه قرار است که رفتار و نتایج کار آن‌ها را با توجه به عملکرد بلند مدت ‌آن‌ها مدیریت کنید. شما باید تمام تلاش خود را به کار گیرید تا نتایج کار آن‌ها را با یک سیستم نظارتی قوی بررسی کنید. فرض کنید که شما یک حسابدار دارید که باید در به طور میانگین دو گزارش به شما بدهد. یکی گزاری روزانه  فروش و آمار مالی شرکت و دومین گزارش هم پلن کاری و برنامه ریزی بلند مدت فعالیت‌های او.

اگر او وظایف خود را به خوبی انجام می‌دهد، از طرفی بخشی از کار شما را نیز در خانه انجام می‌دهد. شما نباید اگر در چند دقیقه با تلفن صحبت می‌کنید، با او رفتار نامناسب و زننده داشته باشید. در این صورت شما نه تنها کنترل کارکنان خود را از دست داده‌اید. بلکه یک کارمند خوب خود را به دلیل فشار روانی بالای کار نیز از دست خواهید داد.

7. برای کنترل کارکنان خود سعی کنید که از مذاکره استفاده کنید

به این موضوع توجه جدی داشته باشید که نیاز شما به کارکنان و نیاز کارکنان به شما یک مسیر دو طرفه است. بنابراین برای اینکه بتوانید کارکنان خود را مدیریت کنید، باید تمام تلاش خود را به کار گیرید تا با خوبی با کارمندان خود مذاکره کنید. قبل از هر چیزی به شما بگوییم که مذاکره واقعی یعنی چیزی بدهید و در ازای آن چیزی دریافت کنید. اینکه فقط بخواهید چیزی دریافت کنید، متقاعد سازی است و نه مذاکره. البته برخی معتقدند که اسم درست آن سوء استفاده است.

از طرفی به این موضوع توجه داشته باشید که شما علاوه بر کنترل کارکنان خود، بازدهی آن‌ها را افزایش خواهید داد. به عنوان مثال برخی از افراد فکر می‌کنند که استفاده از دوربین مدار بسته و میکروفون باعث افزایش بازدهی کارکنان می‌شود، پس خود است. اما باید به شما بگویم که باعث افزایش کنترل کارکنان می‌شود و نه افزایش بازدهی کارکنان. اما مذاکره اینگونه نیست، کارمند شما می‌داند که خود با دلیل  منطق خود این مسیر را انتخاب کرده است.

8. از کنترل سیستم کارمندان استفاده کنید

یکی از بهترین روش‌ها برای کنترل کارکنان این است که سیستم‌ آن‌ها را کنترل کنید. دقت کنید که قبل از این کار باید به تمامی کارمندان خود اطلاع دهید که شما سیستم آن‌ها را کنترل می‌کنید. بنابراین هیچ یک از کارکنان شما حق استفاده شخصی از سیستم خود را ندارد. این موضوع به این دلیل مطرح می‌شود که شما حریم خصوصی کارمندان خود را نقض نکنید. زمانی که شما قرار است از کنترل سیستم کارکنان استفاده کنید، باید توجه داشته باشید که بهترین کار این است که به صورت رندوم فعالیت برخی از کارمندان خود را چک کنید.

سعی کنید به این موضوع به چشم یک فرصت نگاه کنید و از طرفی به این موضوع فکر کنید که چگونه می‌توانید عملکرد آن‌ها را بهبود بخشید و بازدهی آن‌ها را افزایش دهید. حال در این مسیر اگر یکی از کارکنان شما اشتباهی مرتکب شد، بهترین کار این است که به او تذکر دهید و در مراحل بعد برای او جریمه در نظر بگیرد. گاهی یک گذشت ساده بهترین راه برای کنترل کارکنان است چرا که آن‌ها خود را به شما مدیون می‌دانند و از رفتار خود معمولا شرمنده می‌باشند.

سخن پایانی

ما در این مقاله به صورت مفصل و جامع در مورد کنترل کارکنان و انواع روش‌های آن با شما صحبت کردیم. در صورتی که در مورد هر بخش سوال و یا چالشی داشتید، می‌توانید در بخش کامنت‌ها با ما مطرح کنید. در این صورت همکاران ما نیز در سریعترین زمانی ممکن پاسخ آن‌را به شما خواهند داد. شما برای اینکه بتوانید به خوبی کارمندان خود را مدیریت کنید، باید برای آن‌ها ارزش قائل شوید. در غیر این صورت شما همیشه با کارمندان خود چالش خواهید داشت. آن‌ها به چشم یک فرد بی منطق و ادب نگاه خواهند کرد. برای افزایش بازدهی کار خود و همچنین رشد منافع خود برای آن‌ها ارزش قائل باشید.