“آموزش اولویت بندی کارها” پارادوکس همه چیز مهم است!

یکی از قدیمی ترین مشکلات محل کار این است که بدانید چگونه کار خود را اولویت بندی کنید.

با انجام کارهای بیشتر، ایمیل‌های بی‌وقفه و انتظارات بالاتر، تصمیم‌گیری در مورد آنچه که شایسته توجه شماست می‌تواند به سرعت دشوار شود.

با این حال، تسلط بر اولویت بندی می تواند زندگی شما را تغییر دهد. دانستن اولویت‌های شما استرس را کاهش می‌دهد، به شما کمک می‌کند تمرکز کنید و FOMO (ترس از دست دادن چیزی) را نادیده بگیرید، می‌تواند بهره‌وری و مدیریت زمان را بهبود بخشد، و حتی به ایجاد تعادل بین کار و زندگی کمک می‌کند زیرا مرزهای بهتری برای روز کاری خود ایجاد می‌کنید.

• افزایش بهره وری
• مدیریت زمان

هنگامی که بدانید چگونه وظایف و زمان خود را اولویت بندی کنید، متوجه می شوید که بسیاری از کارهایی که به نظر فوری هستند، واقعاً به توجه شما نیاز ندارند. حداقل نه فورا.

اما در حالی که عناصر اولویت‌بندی کارتان ساده است (یعنی بدانید چه وظایفی باید انجام شوند و آنها را بر اساس اهمیت رتبه‌بندی کنید)، اما از یک تمرین ساده دور است.

وقتی اولویت‌ها روی هم جمع می‌شوند، به یک سیستم روشن نیاز دارید تا شما را از حالت غرق شده در ندانم کاری به حالتی تحت کنترل برساند. در این راهنما، ما بهترین استراتژی‌ها را در مورد نحوه اولویت‌بندی کارهای روزانه، بهینه‌سازی زمان و تمرکز بر کاری که مهم‌تر است، جمع‌آوری کرده‌ایم.

1. همه چیز را در فهرست اصلی ثبت کنید و سپس آن را بر اساس اهداف ماهانه، هفتگی و روزانه تقسیم کنید

اگر همه کارها در ذهن شما مشغول رژه باشند، اولویت بندی وظایفتان غیرممکن است.

در عوض، با پایین آوردن کارها از ذهن و سازماندهی همه چیز در فهرست اصلی شروع کنید.

به این به عنوان یک زباله مغزی فکر کنید. شما می خواهید هر چیز ممکنی را که توجه شما را به خود جلب می کند از سرتان خارج کرده و به یک نوشته تبدیل کنید.

یکی از راه‌های عالی برای انجام این کار، متدولوژی انجام کارها (GTD) دیوید آلن است.

ابزاری که برای ذخیره این وظایف استفاده می کنید اهمیتی ندارد (ممکن است به سادگی یک تکه کاغذ یا به پیچیدگی ابزار مدیریت پروژه باشد) تا زمانی که به راحتی در دسترس باشد و در صورت آمدن اولویت های جدید به راحتی به روز شود.

هنگامی که فهرست اصلی خود را ایجاد کردید، به سرعت متوجه خواهید شد که وظایف مختلف مستحق سطوح مختلف توجه هستند. شما وظایفی دارید که باید امروز انجام دهید. پروژه هایی که باید در این هفته یا این ماه روی آنها کار شود. و اهداف بلند مدتی که به شما احساس موفقیت و قدرت می دهد.

با حذف فهرست اصلی خود، اولویت بندی وظایف را بر اساس اهداف ماهانه، هفتگی و روزانه آغاز کنید.

همانطور که مشاور بهره وری آقای برایان تریسی توضیح می دهد، لیست ماهانه شما از لیست اصلی شما خارج می شود. لیست هفتگی شما از لیست ماهانه شما خارج می شود. به این ترتیب، اولویت های روزانه شما همیشه با اهداف بزرگتر شما همسو می شود.

این روش اولویت‌بندی همچنین به مبارزه با سوگیری تکمیل کمک می‌کند – تمایل ما به تمرکز بر انجام کارهای کوچک به جای کار بر روی کارهای بزرگ‌تر و پیچیده‌تر.

وقتی کارهای روزانه شما از لیست بزرگتری خارج می شود، می توانید مطمئن شوید که همیشه روی چیزهای معنی دار کار می کنید. نه فقط موارد فوری.

2. فوری را از مهم با ماتریس آیزنهاور جدا کنید

فهرست اصلی شما به شما کمک می کند تا بفهمید که چگونه همه وظایف خود را اولویت بندی کنید. چند تکنیک اولویت‌بندی وجود دارد که می‌توانید برای جدا کردن کارهای ضروری از کارهای مهم استفاده کنید.

اول، چیزی است که اصل پارتو نامیده می شود – یا قانون 80/20 – که می گوید 20٪ از تلاش های شما 80٪ از نتایج شما را ایجاد می شود. به دنبال کارهایی باشید که نه تنها بررسی می شوند، بلکه نتایج واقعی را برای شما به ارمغان می آورند.

اصل پارتو بر تجربه تکیه دارد. اما اگر در حال انجام یک شغل جدید هستید یا ندانید کدام کار باید در اولویت باشد چه؟ در این مورد، می توانید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید.

این ماتریس که توسط رئیس جمهور سابق ایالات متحده دوایت آیزنهاور ساخته شده است، یک کادر چهار ربعی ساده است که به شما کمک می کند وظایف «فوری» را از کارهای «مهم» جدا کنید.

در اصطلاح اولیه، کارهای فوری چیزهایی هستند که احساس می کنید باید فوراً به آنها واکنش نشان دهید، مانند ایمیل، تماس های تلفنی، پیامک یا اخبار. در حالی که وظایف مهم آنهایی هستند که به ماموریت، ارزش ها و اهداف بلند مدت شما کمک می کنند.

هنگامی که به نحوه اولویت بندی وظایف به بهترین وجه نگاه می کنید، بپرسید که کدام یک از ربع ها به بهترین وجه مناسب هستند:

• فوری و مهم: این کارها را در اسرع وقت انجام دهید
• مهم، اما نه فوری: تصمیم بگیرید که چه زمانی اینها را انجام دهید و آن را برنامه ریزی کنید
• فوری، اما نه مهم: این وظایف را به شخص دیگری محول کنید
• نه فوری و نه مهم: در اسرع وقت این موارد را از برنامه خود حذف کنید

یکی از سخت ترین کارها در اینجا حذف کارهای فوری اما نه مهم از لیست اولویت های شماست. اینجاست که عمل تفویض اختیار یا واگذاری کارها باید انجام شود.

تفویض اختیار با یافتن فرد مناسب و توضیح درست کار شروع می شود. اما همچنین شامل دادن زمان و راهنمایی کافی به آن شخص است تا به طور کامل این کار را از بشقاب شما (و ذهن شما) خارج کند.

در این مورد، از قانون 30X پیروی کنید. بودجه 30X تا زمانی که کار معمولاً برای تکمیل آموزش طول می کشد.

به عنوان مثال، اگر کاری دارید که تکمیل آن 5 دقیقه طول می کشد، باید 150 دقیقه برای تفویض اختیار و آموزش فردی جدید در آن اختصاص دهید. ممکن است زمان زیادی به نظر برسد، اما در طول یک سال، در نهایت 1100 دقیقه در سال صرفه جویی خواهید کرد. (5 دقیقه در روز X 250 روز کاری سالانه = 1250 دقیقه صرف انجام آن کار.)

3. با روش آیوی لی، وظایف روزانه خود را بر اساس اولویت واقعی آنها رتبه بندی کنید

گاهی اوقات، علی‌رغم تلاش‌هایمان، فهرستی عظیم از کارهای ضروری و مهمی را که باید انجام دهیم، به دست می‌آوریم. در این صورت، باید راهی برای کاوش بیشتر و یافتن اهمیت واقعی آنها پیدا کنیم.

یکی از بهترین راه‌ها برای انجام این کار بیش از 100 سال پیش توسط مشاور بهره‌وری به نام آیوی لی ایجاد شد. به اصطلاح روش آیوی لی شما را مجبور می کند تا با پیروی از مجموعه ای از قوانین ساده، روز خود را اولویت بندی کنید:

1. در پایان هر روز کاری، شش چیز مهمی را که باید فردا انجام دهید، یادداشت کنید. بیش از شش کار را یادداشت نکنید.
2. آن شش مورد را به ترتیب اهمیت واقعی آنها اولویت بندی کنید.
3. وقتی فردا رسیدید، فقط روی اولین کار تمرکز کنید. قبل از اینکه به کار بعدی بروید تا زمانی که اولین کار تمام شود کار کنید.
4. به بقیه لیست خود به همین روش نزدیک شوید. در پایان روز، موارد ناتمام را به فهرستی جدید از شش کار برای روز بعد منتقل کنید.
5. این روند را هر روز کاری تکرار کنید.

محدود کردن خود به شش کار (یا کمتر) در هر روز، محدودیتی ایجاد می‌کند که شما را مجبور می‌کند به درستی اولویت‌بندی کنید و سپس با تک تک کارها در فهرست خود متمرکز بمانید.

• نحوه تمرکز

4. وظایف با اولویت های مشابه را با استفاده از روش ABCDE جدا کنید

در حالی که روش آیوی لی برای اولویت بندی کارهای روزانه عالی است، هنوز یک بخش وجود دارد که نامشخص است: چگونه از “اهمیت واقعی” یک کار مطلع شوید؟

بزرگترین مورد ناشناخته در مورد نحوه اولویت بندی، تمایز بین وظایفی است که احساس می کنند در همان سطح اهمیت هستند. وقتی روی کارهای پیچیده کار می‌کنید یا در نقش‌های مختلف نقش‌آفرینی می‌کنید، اصل پارتو و ماتریس آیزنهاور آن را کاملاً کاهش نمی‌دهند.

اینجاست که روش ABCDE برایان تریسی معجزه می کند. این روش به جای حفظ همه وظایف در یک سطح اولویت، دو یا چند سطح را برای هر کار ارائه می دهد.

در اینجا نحوه عملکرد آن آمده است:

• فهرست خود را مرور کنید و به هر کار یک حرف از A تا E بدهید (الف بالاترین اولویت است)
• برای هر کاری که A دارد، عددی به آن بدهید که ترتیب انجام آن را دیکته می کند
• این کار را تا زمانی تکرار کنید که همه کارها دارای حروف و اعداد باشند

باز هم، این یک استراتژی اولویت بندی ساده فریبنده است. در حالی که در بیشتر موارد تمایز بین یک کار B1 و یک کار A3 تقریبا غیرممکن است، با دادن چندین لایه اولویت‌بندی به هر کار، اهمیت واقعی آن‌ها ناگهان بسیار واضح‌تر می‌شود.

5. با “خوردن قورباغه” یک روش سازنده برای روز تنظیم کنید (یعنی ابتدا مهمترین کار خود را انجام دهید)

هنگامی که مهمترین کار خود را اولویت بندی کردید (در هر روشی که انتخاب می کنید)، زمان آن رسیده است که در واقع نحوه قرار دادن آن کار در روز را انتخاب کنید.

نحوه شروع روز ، لحن را برای بقیه آن تعیین می کند. و بیشتر اوقات، حذف یک کار بزرگ، پرمو و در عین حال مهم، اولین چیزی است که به شما انگیزه، الهام و انرژی برای ادامه حرکت می دهد.

به همین دلیل است که تعداد زیادی از کارشناسان بهره‌وری پیشنهاد می‌کنند که هر روز وقت خود را برای مهم‌ترین کار خود (MIT) صرف کنید. یا همانطور که مارک تواین معروف نوشته است:

“اگر مجبور به خوردن یک قورباغه زنده هستید، برای مدت طولانی نشستن و نگاه کردن به آن ارزشی ندارد!”

وقتی به این فکر می کنید که چگونه کار روزانه خود را اولویت بندی کنید، سعی کنید یکی از این “قورباغه ها” را در بالای لیست خود قرار دهید.

وقتی به این فکر می کنید که چگونه کار روزانه خود را اولویت بندی کنید، سعی کنید یکی از این “قورباغه ها” را در بالای لیست خود قرار دهید. این نه تنها این کار را از سر راه خود دور می‌کند، بلکه می‌تواند به شما انگیزه دهد که بقیه فهرست خود را ادامه دهید.

در واقع، هنگامی که ترزا آمابیل، استاد دانشگاه هاروارد، خاطرات صدها کارمند دانش را مطالعه کرد، دریافت که:

“از همه چیزهایی که می تواند احساسات، انگیزه و ادراک را در طول یک روز کاری تقویت کند، تنها مهمترین چیز پیشرفت در کار معنی دار است.”

یک برد کوچک را در اوایل روز در اولویت قرار دهید و برای بقیه روز انگیزه خواهید داشت.

6. با استراتژی 2 فهرستی وارن بافت، اهداف “به اندازه کافی خوب” را حذف کنید

مهم نیست که هر روز چقدر کارآمد و مؤثر هستید اگر برای هدف اشتباهی کار می کنید. به همین دلیل بهتر است به طور دوره ای اهداف و اولویت های بلندمدت خود را مورد ارزیابی مجدد قرار دهید تا مطمئن شوید هنوز در مسیر درستی هستید.

در اینجا یک روش عالی برای انجام این کار توسط سرمایه گذار میلیاردر وارن بافت آورده شده است.

(همانطور که داستان پیش می رود، بافت خلبان شخصی خود را از طریق این فرآیند اجرا کرد تا به او در اولویت بندی اهداف شغلی خود کمک کند.)

اولین قدم این است که 25 هدف برتر خود را یادداشت کنید. این می تواند اهداف زندگی، اهداف شغلی، اهداف تحصیلی یا هر چیز دیگری باشد که می خواهید وقت خود را صرف آن کنید.

اکنون، پنج هدف برتر خود را در آن لیست دور بزنید (اگر در حال حاضر این کار را انجام می‌دهید، قبل از حرکت به چرخش خود پایان دهید).

در نهایت، هر هدفی را که دایره ای ننوشته اید، در فهرست «به هر قیمتی اجتناب کنید» قرار می گیرد.

به جای اینکه وقتی زمان دارید روی این اهداف کار کنید، باید فعالانه از آنها اجتناب کنید. اینها وظایفی هستند که به ظاهر به اندازه کافی مهم هستند که سزاوار توجه شما باشند، اما در واقعیت، شما را به سمت اولویت های بلندمدت خود نمی برند.

7. از اشتباه هزینه کاهش یافته آگاه باشید (یعنی به اندازه کافی انعطاف پذیر باشید تا نظر خود را تغییر دهید و اولویت ها را رها کنید)

با انجام این تمرینات اولویت بندی، مهم است که به یاد داشته باشید که انعطاف پذیر باشید. هیچ کس نمی داند آینده چه چیزی در انتظار شماست. و در نهایت، اولویت بندی و برنامه ریزی در واقع فقط حدس زدن است.

گاهی اوقات ممکن است یک کار را فقط به این دلیل اولویت بندی کنید که انتظارات یا موارد قابل تحویل از شما تغییر کند. در این مرحله ناامید نشدن سخت است. اما شما نمی توانید اجازه دهید که قضاوت شما منحرف شود.

انسان‌ها به‌ویژه در معرض «اشتباه هزینه‌های غرق‌شده» هستند – یک اثر روان‌شناختی که در آن احساس می‌کنیم مجبور به انجام کاری هستیم، فقط به این دلیل که قبلاً برای آن زمان و تلاش گذاشته‌ایم.

اما واقعیت این است که مهم نیست وقت خود را صرف چه کاری می کنید، هرگز نمی توانید آن زمان را برگردانید. و هر زمانی که برای ادامه کار در جهت اولویت اشتباه صرف شود، فقط زمان تلف شده است.

گاهی اوقات تلاش ما این است که بهتر است از تعویض قایق ها استفاده کنیم تا تلاش برای رفع نشتی.

8. از ضریب زمان استفاده کنید تا بهترین استفاده را از ساعات روزانه خود ببرید

اولویت بندی فقط مربوط به وظایف نیست. زمان آن نیز فرا رسیده است.

کار کردن بر روی وظایف مناسب می تواند در آینده زمان بیشتری به شما بدهد یا آن را از شما بگیرد. همانطور که یاد می گیرید چگونه اولویت بندی کنید، به شدت از تأثیر انتخاب های خود بر تعهدات آینده خود آگاه باشید.

بهترین کاری که می توانید در اینجا انجام دهید این است که روی ضریب زمان حساب کنید.

ضریب زمان، استراتژی ها یا ابزارهایی هستند که زمان بیشتری را در آینده برای شما ایجاد می کنند. همانطور که مشاور رهبری روری وادن توضیح می دهد:

“به جای اینکه بپرسند “مهمترین کاری که امروز می توانم انجام دهم چیست؟”، ضرب کننده های زمان می پرسند “مهم ترین کاری که امروز می توانم انجام دهم که فردا را بهتر می کند چیست؟”

به عبارت دیگر، با فکر کردن به اینکه امروز چگونه از زمان خود استفاده می کنیم، می توانیم ساعات خود را در آینده آزاد کنیم.

استراتژی های اولویت بندی که در بالا توضیح دادیم بخشی از این هستند. اما محیط کار و عادات شما نیز همینطور است. با اولویت دادن به عادات صحیح و ایجاد یک محیط کاری بدون حواس پرتی، در آینده به خود زمان بیشتری می دهید.

9. مهمترین کار خود را در پربارترین ساعات خود اولویت بندی کنید

در نهایت، می توانید با ترکیب اولویت های کاری و زمانی خود، بهره وری خود را افزایش دهید.

همه ما در طول روز از بالا و پایین های انرژی و تمرکز طبیعی خود عبور می کنیم (ما به این منحنی بهره وری شما می گوییم و می توانید نحوه پیدا کردن آن را در اینجا بیاموزید).

به عبارت دیگر، زمان های خاصی در طول روز وجود دارد که به طور طبیعی بهره وری بیشتری دارید .

اگر بتوانید زمان های اوج بهره وری خود را بیابید و سپس بالاترین اولویت های خود را در طول آنها برنامه ریزی کنید، خود را برای بهترین روز ممکن آماده کرده اید.

در اینجا ابزاری مانند RescueTime می تواند کمک کند.

RescueTime به طور خودکار نحوه کار شما را در طول روز مشاهده می کند و گزارش های عمیقی از بهره وری شما به شما می دهد. هنگامی که برای چند روز اجرا شد، می توانید شروع به بیرون کشیدن روندهای مربوط به زمانی که بیشترین بهره وری را دارید، کنید.

در مثال بالا، می توانید روند بهره وری روزانه را با ساعات اوج مصرف از حدود 10 صبح تا ظهر مشاهده کنید.

با استفاده از این داده ها، می توانید شروع به ایجاد یک برنامه روزانه مسدود شده کنید که با بالاترین اولویت کار شما با ساعات اوج تولید مطابقت دارد.