گزارش نویسی موضوعی مهم که ما در مرحله از کار و زندگی و تحصیل به این مهارت نیاز داریم. از همان ابتدا که در زنگ علوم گزارش کار آزمایشگاه را می‌نوشتیم و تا به الان که نیاز داریم در محیط کار خود گزارش عملکرد و یا هر گزارش دیگری را ارائه بدهیم. تمامی این موضوعات اهمیت گزارش نویسی را به خوبی نشان می‌دهد ، شاید فکر کنید که اصلا گزارش نویسی هم شامل مهارت و دانستن یک سری نکات می‌شود؟ باید بگویم که بله ، شما باید به خوبی بدانید که چه نکاتی در گزارش ذکر شود و بیان چه نکاتی اضافه است. در این قسمت از مقالات برتر آموز قصد داریم به خوبی راجب به موضوع گزارش نویسی صحبت کرده و نکات خوبی را بیان نماییم ، پس همراه ما باشید.
آموزش گزارش نویسی موضعی مهم که مطمئن هستیم شما تا به الان به دنبال جامع‌ترین راهنما بودید که خوب الان ما اینجا هستم.
این مقاله برای کارمندان ، دانش آموزان ، دانشجویان و تمامی افرادی که در زندگی روزمره خود نیاز به تهیه گزارش دارند مناسب است.
برای گزارش نویسی نیاز به هیچ‌گونه دانش خاصی نیست و باید با تمرکز تمامی نکات مهم در گزارش را رعایت نمایید.
آنچه که شما در این مقاله خواهید آموخت :
قبل از این که بخواهیم به سراغ توضیحات پیچیده‌تری برویم ترجیح دادیم تا مفهم گزارش و گزارش نویسی را به خوبی بیان نماییم.
به طور کلی گزارش به یک نوشته از جانب شما گفته می‌شود که در آن درباره‌ی مجموعه اطلاعاتی که بدست آورید و یا نتایجی که از پروژه گرفتید اشاره شده است.
در واقع گزارش وضعیت و عملکرد یک مجموعه و یا یک موضوع را نشان می‌دهد و گاهی یک گزارش نویسی خوب یک شرکت و یا مجموعه را از ورشکستگی و آسیب‌ها نجات می‌دهد.
گزارش نویس شخصی است که بر اساس داده‌ها و شواهدی که مشاهده کرده است به نوشتن این گزارش می‌پردازد. گزارش نویس باید دانش این را داشته باشد که چه موضوعی را در مقاله ذکر و چه مواردی را ذکر نکند.
گزارش‌ها داده‌های بسیار مهمی هستند زیرا در برخی از تحقیقات و تیم‌ها افراد با استفاده از گزارش‌های اشخاص دیگر که قبلا این کار را انجام داده‌اند پیش می‌روند.
یعنی گزارش شما می‌تواند برای سایر افراد و تیم‌ها نیز سودمند باشد.
حالا نوبت به این رسید که بتوانید با گزارش نویسی آشنا شوید. برای این که بتوانید یک گزارش درستی بنویسی باید با ساختار گزارش نویسی آشنا باشید که در ادامه به بررسی این ساختار خواهیم پرداخت :
متاسفانه برخی از افراد هستند با وجود این که گزارش بسیار خوبی را منتشر می‌کنند اما یا فراموش می‌کنند عنوان انتخاب کنند و یا عنوان‌های نادرست قرار می‌دهند.
بنابراین در انتخاب عنوان گزارش خود همیسه دقت داشته باشید و عنوان شما باید شبیه‌ترین به موضوع گزارش شما باشد.
در مقاله آموزش عنوان نویسی سعی کرده‌ایم اطلاعات خوبی را راجب به عنوان نویسی به شما دوستان عزیز بدهیم.
یکی از اطلاعات مهمی که یک سئو کار باید داشته باشد این است که باید بتواند پس از انجام کار خود گزارش و خروجی بسیار خوبی را به سایر تیم‌ها ارائه دهد تا افراد دیگر بتوانند با نتیجه این گزارش کار خود را پیش ببرند. خوب سئو کار باید عناوین گزارش خود را به خوبی ذکر کند ، مثلا اگر شما درباره ورودی‌های سایت در بازه زمانی مشخصی داده جمع آوری کردید باید به خوبی در عنوان ذکر بشود تا تیم مارکتینگ بتواند به خوبی از آن استفاده کند. حالا که راجب به سئو صحبت کردیم اگر به این دانش علاقه دارید ، پیشنهاد می‌شود که حتما آموزش سئو برتر آموز را مطالعه نمایید.
شاید باورتان نشود ولی گزارش‌های زیادی در سازمان‌های مختلف وجود دارد که متاسفانه تاریخ تدوین آن مشخص نیست و برای همین نمی‌توان از آن استفاده کرد.
حتما تاریخی که گزارش را در آن تهیه کردید ، در گزارش قرار بدهید.
شما باید بتوانید درباره گزارش خود یک خلاصه کوتاهی تهیه کرده و در ابتدای گزارش نمایید. خلاصه نویسی این امکان را به خواننده می‌دهد که با مطالعه چند خط بتواند دید کلی راجب به گزارش شما داشته باشد.
هنگام خلاصه نویسی سعی کنید که مهم‌ترین مطالب و تیترهایی که در گزارش راجب به آن نوشته‌اید را وارد نمایید.
گزارش شما باید شامل مقدمه خوبی باشد و خواننده به محض مطالعه مقدمه باید بتواند به خوبی به موضوع گزارش شما واقف شود. در مقدمه باید به خوبی توضیح بدهید که قصد مطالعه چه موضوعی را دارید. برخی از افراد در مقدمه به نتیجه‌ای که می‌خواهند بدست بیاورند یک اشاره کوچک نیز می‌کنند.
مهم‌ترین قسمت در هر گزارش که بهترین اطلاعات را منتقل می‌کند همین بدنه اصلی گزارش است. شما باید در این قسمت به صورت جامعه و کامل به توضیح گزارش خود بپردازید. برای مثال شما یک گزارش درباره قدرت خرید مردم از سایت اینترنتی X را طراحی کرده‌اید. در قسمت بدنه اصلی باید صفر تا صد این موضوع را بررسی نمایید.
برای این که گزارش شما در این قسمت بسیار بهتری باشد می‌توانید با تیتربندی و شماره گزاری‌های درست به فهم بهتر خواننده کمک نمایید.
تمامی مطالبی را که در بدنه اصلی گزارش درج می‌کنید باید با موضوع کاملا مطابقت داشته باشد.
خاصیت گزارش این است که شما باید در انتهای تحقیقات و بررسی‌های خود به یک نتیجه درستی برسید ، همچنین این نتیجه را در قسمت نتیجه گیری گزارش شرح بدهید. در برخی از کسب و کارها تیم‌ها فقط به دنبال نتیجه گزارش هستند پس از آن غافل نشوید.
وجود بخش پیشنهادات در گزارش‌ها ضروروتی ندارند و تنها زمانی نیاز است تا شما این بخش را قرار بدهید که یک موضوع مهم را علاوه بر بدنه اصلی گزارش و نتیجه می‌خواهید بیان نمایید. البته به این نکته توجه داشته باشید که سازمان و یا ارگان مربوطه پذیرای پیشنهادات شما باشد و برای گزارش شما مشکلی بوجود نیاید.
حالا که با گزارش نویسی آشنا شدیم بهتر است دریاره‌ی آن اطلاعات خود را افزایش بدهیم و نکات مهم هنگام گزارش نویسی را یاد بگیریم تا بتوانیم فعالیتی مهم و بی عیبی را به سازمان مربوطه ارائه بدهیم.
متاسفانه علی رغم تمامی آموزش‌ها زمانی که گزارشات برخی از افراد را مطالعه می‌کنیم اصلا محتوای خوبی در این گزارش ذکر نشده است ، با مطالعه موضوع عنوان به دنبال محتوای بسیار خوبی هستیم اما زمانی که محتوا را می‌خوانیم اصلا مطالب خوبی در آن نوشته نشده است. بهتر است هنگام نوشتن مطالب به نکات زیر دقت نماییم:
1. باید همگام با موضوع پیش بروید ، یعنی از موصوع اصلی گزارش دور نشده و به سمت بی راهه نروید.
2. گزارش باید سندیت داشته باشد. شما بر اساس مطالعه و یا مشاهده یکسری از موارد به این گزارش دست پیدا کرده اید پس حتما این موارد را در گزارش خود بیان نمایید تا خواننده به نتایج شما اعتماد بیشتری داشته باشد.
3. محتوای گزارش نباید نه به صورت خلاصه و نه خیلی طولانی باشد بلکه باید تا حد خوبی درباره آن توضیح بدهید و از زیاده گویی پرهیز نمایید.
زمانی که یک گزارش را به ثمر می‌رسانید باید آن را یک ویراستاری کلی نمایید و تمام جوانب آن را از لحاظ نگارشی و املایی بررسی نمایید. یک گزارش خوب زمانی تاثیر گزار است که از همه جوانب مفید باشد.
این که گزارش از املایی دچار غلط باشد و یا فعل و فاعل در آن رعایت نشده باشد از بار علمی گزارش کم می‌کند.
می‌رسیم به مبحث شیرین ظاهر گزارش!! همه ما انسان‌ها دوست داریم کتاب و مقالاتی را مشاهده و مطالعه نماییم که چشم نواز هستند. حالا شاید فکر کنید که در کنار گزارش نویسی باید یک پیکاسو استخدام کنید تا اثر شام آخر را برای شما خلق کند. منظور ما از ظاهر گزارش این نیست بلکه در صورت امکان از چند تصویر یا نماد بصری مناسب هم برای جذاب‌تر شدن آن کمک بگیرید.
هدف بسیاری از گزارش‌ها ارائه چند راهکار مرتبط در بخش نتیجه‌گیری و توصیه‌ها است. استفاده از تصاویر مرتبط و مناسب می‌تواند توجه تصمیم‌گیرنده را به موارد مهم‌تر جلب کند.
در برخی از گزارشات نیاز است تا شما بر اساس نمودار و جداول گزارش خود را توضیح بدهید ، بنابراین توصیه می‌شود که حتما این نمودار و جداول را گزارش خود ذکر نمایید تا از لحاظ زیبایی گزارش شما جذاب‌تر شود.
هدف اصلی در هر گزارشی این است که سایر افراد بتوانند از نتیجه گزارش شما در سایر فعالیت‌ها استفاده کنند و این موضوع یعنی گزارش شما کاربردی است.
بنابراین اگر گزارش شما برای هیچ شخصی کاربرد نداشته باشد قطعا این مسیر را اشتباه طی کرده‌اید.
در برخی از کسب و کارها نیاز است تا افراد هنگام گزارش نویسی به زمان بسیار اهمیت بدهند.
چرا؟
گزارشات در برخی از کسب و کارها و سازمان باید در تایم معینی به مدیران تحویل داده شود. چرا که بسیاری از مدیران و کارفرماها باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن تصمیم بگیرند و اگر زمان ارائه گزارش عملکرد و بررسی نتایج از سوی شما با تاخیر همراه باشد ، می‌تواند مشکلات فراوانی را به همراه داشته باشد.
پس حتما به این موضوع دقت نمایید و سعی کنید در قبال تحویلف گزارش در تایم معین مسئولیت پذیر باشید.
شما برای نوشتن گزارش هم باید با انواع و اقسام سبک‌های آشنا باشید و طبق یکی از این سبک‌ها گزارش خود را بنویسید. با دانستن انواع آن می‌توانید دید بهتری نسبت به نوشتن گزارشات داشته باشید. گاهی اوقات نیاز است تا شما گزارشاتی را که تهیه کرده‌اید دسته بندی نمایید ، با شناخت بر روی انواع می‌توانید بهترین تقسیم بندی را داشته باشید.
همانطور که از نام این گزارش پیداست شما در گزارش توصیفی گزارشگر باید وقایع و اتفاقات را با صحت و دقت گزارش کنید. داده‌ها و اطلاعات را با دقت لیست کرده و به سازمان مربوطه تحویل بدهید.
گزارش‌های توصیفی اساس بسیاری از گزارش‌های تحلیلی ، نقادانه و تجویزی هستند. خطا در نوشتن گزارش‌های توصیفی می‌تواند در کیفیت و دقت بقیه گزارش‌ها هم تاثیر بگذارد.
گزارش تحلیلی با بررسی داده‌ها و اطلاعات یا نتایج تصمیمات قبلی به چرایی یک موضوع می‌پردازد و از ابعاد اساسی و مهم آن را تحلیل و بررسی می‌کند. بنابراین سوالی که انتخاب می‌کنید در محتوای متن گزارش تحلیلی تاثیر گذار است.
در گزارش انتقادی شما به انقاد یک موضوع از جانب مثبت و منفی آن به تیه گزارش می‌پردازید. مثلا گزارش ارزیابی نقاط ضعف و قدرت یک محصول یا گزارش ارزیابی نقاط قوت و ضعف یک سیستم در یک سازمان. این گزارش‌های انتقادی باید بی طرف و به صورت عادلانه تهیه گردد.
پس از این که یک شخصی گزارش انتقادی می‌نویسد اگر برای بهبود نقاط منفی آن برنامه‌ای دارد می‌تواند از طریق گزارش تجویزی آن را به سازمان و سیستم کلی ارائه بدهد. البته توجه داشته باشید که ممکن است هر سازمانی به گزارش تجویزی نیازی نداشته باشد پس این موضوع را در نظر بگیرید.
در مقاله آموزش گزارش نویسی سعی کرده‌ایم به صورت کامل به بررسی گزارش نوشتن بپردازیم و نکات خوبی را بیان نماییم. شما در هر پست و مقامی هستید باید دانش خوبی برای نوشتن گزارش داشته باشید. برای این که این کار را به خوبی انجام بدهید پیشنهاد می‌شود چندین گزارش به صورت تمرینی بنویسید و توانایی خود را درباره آن بسنجید.
از گزارش نوشتن نترسید شما پس از این که چندین بار گزارشانی را می‌نویسید دیگر می‌توانید در این زمینه به خوبی فعالیت نمایید. اگر در زمینه آموزش گزارش نویسی تجربه‌ای دارید و یا به تازگی گزارش خوب تاثیر گزاری را نوشته‌اید لطفا در قسمت کامنت با دوستان برتر آموز به اشتراک بگذارید. ما بی صبرانه منتظر نظرات و تجربیات شما هستیم. در قسمت تازه‌ترین های کسب و کار بهترین مقالات را برای شما در نظر گرفته‌ایم. ممنون از توجه شما.
تارا محمدزاده هستم دانشجوی کارشناسی ارشد هوش مصنوعی. در زمینه سئو ، تولید محتوا و دیجیتال مارکتینگ فعالیت میکنم. سابقه کاری در زمینه تولید محتوا و سئو موضوعات فناوری ، دیجیتال و... دارم. خوشحالم که از نوشته های من استفاده می کنید.
نظرات کاربران