مهارت های مدیریت زمان

مهارت های مدیریت زمان چیست؟ 20 + 3 نکته برای بهبود در 2022

1400/12/28

مدیریت خوب زمان می تواند به شما در پیشرفت شغلی کمک کند. سازماندهی هر روز به شما کمک می کند تا کار را به موقع انجام دهید، در جلسات مهم درگیر بمانید و به شما فضایی برای خلاقیت و فعال بودن در کارهایتان می دهد. داشتن مهارت های مدیریت زمان قوی در نهایت می تواند منجر به دستیابی به اهداف کلیدی و پیشرفت در موقعیت شما شود.

در این راهنما، معنای مدیریت زمان، چرایی اهمیت آن و اینکه چگونه می‌توانید مهارت‌های خود را در طول جستجوی شغل بهبود بخشید و به نمایش بگذارید، بحث می‌کنیم.

مهارت های مدیریت زمان چیست؟

مهارت های مدیریت زمان شامل مهارت های مختلفی است که به شما کمک می کند زمان خود را به خوبی مدیریت کنید. برخی از مهم ترین مهارت های مدیریت زمان عبارتند از:

سازماندهی

منظم ماندن می تواند به شما کمک کند تصویر واضحی از آنچه که باید انجام دهید و در چه زمانی انجام دهید. سازماندهی خوب ممکن است به معنای حفظ یک تقویم به روز باشد، بتوانید اسناد خاص را به راحتی پیدا کنید، محیطی مرتب داشته باشید و یادداشت برداری دقیق و سخت گیرانه داشته باشید.

اولویت بندی

ارزیابی هر یک از مسئولیت های خود از نظر اولویت، کلیدی است که مدیر زمان خوبی باشید. راه های زیادی برای اولویت بندی کارهایی که باید انجام دهید وجود دارد. ممکن است تصمیم بگیرید موارد سریع و ساده را تکمیل کنید و سپس موارد طولانی تر و درگیرتر را تکمیل کنید. از طرف دیگر، ممکن است کارهای خود را با حساس ترین زمان، یا ترکیبی از هر دو، اولویت بندی کنید.

تعیین هدف

تعیین اهداف اولین قدم برای تبدیل شدن به یک مدیر زمان خوب است. هدف گذاری به شما این امکان را می دهد که به وضوح هدف نهایی خود را درک کنید و دقیقاً چه چیزی را برای دستیابی به آن اولویت بندی کنید. تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت می تواند منجر به موفقیت در حرفه شما شود.

ارتباط

توسعه مهارت های ارتباطی قوی به شما این امکان را می دهد که برنامه ها و اهداف خود را برای افرادی که با آنها کار می کنید روشن کنید. همچنین به شما امکان تفویض اختیار را می‌دهد که به شما امکان می‌دهد روی تکمیل مهم‌ترین و مرتبط‌ترین وظایفی که با اهداف شما همسو هستند تمرکز کنید.

برنامه ریزی

بخش اساسی مدیریت زمان برنامه ریزی است. کارآمد بودن در برنامه ریزی روز، جلسات و نحوه انجام کارها به شما کمک می کند تا به برنامه خود پایبند باشید.

هیئت نمایندگی

مدیر زمان خوب بودن فقط به معنای تکمیل کاری است که به شما و شرکتتان در دستیابی به اهداف کمک می کند. در حالی که این مهارت اغلب توسط مدیران انجام می شود، اگر پروژه ای را مدیریت می کنید، می توانید واگذاری وظایف را نیز تمرین کنید. در حالی که وقتی کسی از شما می‌خواهد کاری را در محل کار انجام دهید، «نه» گفتن اغلب دشوار است، اما مهم است که برای مدیریت زمان خود و در نهایت دستیابی به اهداف خود، حد و مرزهایی را تمرین کنید.

مدیریت استرس

هنگام تمرین خوب مدیریت زمان، باید مراقب سلامت روان خود نیز باشید. مدیریت استرس به روشی مثبت می تواند به شما کمک کند تا با انگیزه بمانید و هنگام انجام برنامه خود عملکرد خوبی داشته باشید. ممکن است این کار را با استراحت‌های کوچک در طول روز انجام دهید، یا در حین انجام وظایف به روش‌های کوچک به خودتان پاداش دهید.

صرف زمان برای توسعه هر یک از این مهارت ها به شما کمک می کند تا کارهای روزانه خود را سازماندهی کنید، چه در شغلی باشید، چه در جستجوی شغل یا تلاش برای توسعه یک شایستگی جدید.

چرا مهارت های مدیریت زمان مهم هستند؟

مهارت های مدیریت زمان مهم هستند زیرا به شما کمک می کنند کار خود را به گونه ای ساختار دهید که به شما امکان می دهد اهداف را به انجام برسانید. به عنوان مثال، اگر هدف شما کاریابی است، برای به روز رسانی رزومه، جستجوی فرصت های شغلی، درخواست، تحقیق در شرکت ها و آماده شدن برای مصاحبه به زمان نیاز دارید. اختصاص دادن زمان مشخص در روز به شما کمک می کند تا مراحل لازم برای یافتن شغل را انجام دهید.

از طرف دیگر، اگر قبلاً شغلی دارید، احتمالاً مسئولیت های مختلفی برای کمک به شرکت در دستیابی به اهداف خاص دارید. برای موفقیت در نقش خود، حفظ تقویم، جلسات و وظایف ضروری است.

حضور کامل و متمرکز بودن نتیجه مهارت های مدیریت زمان قوی است. به عنوان مثال، اگر به یک جلسه دیر می‌روید و باید روی پروژه‌ای کار کنید که فراموش کرده‌اید در حین صحبت مردم، موعد مقرر آن را فراموش کرده‌اید، ممکن است اطلاعات مهمی را که می‌تواند به شما در بهتر شدن کارتان کمک کند، از دست بدهید.

مدیریت زمان به خوبی به شما این امکان را می دهد که فضایی برای خلاقیت و پیشروی در اهداف خود داشته باشید. هنگامی که زمان مشخصی را برای تکمیل وظایف خود در نظر گرفته اید، می توانید برای فکر کردن به تصویر بزرگ خود و شرکتتان نیز زمان بگذارید.

چگونه مهارت های مدیریت زمان را بهبود دهیم؟

کار بر روی مهارت‌های مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند زمانی که برای فرصت‌های جدید درخواست می‌کنید، کارمند بهتر و کاندیدای قوی‌تری باشید. در اینجا چند راه وجود دارد که می توانید مهارت های مدیریت زمان خود را بهبود بخشید:

1. اهداف کوتاه و بلند مدت تعیین کنید

تمرین منظم هدف گذاری می تواند به شما کمک کند تا دقیقاً آنچه را که برای دستیابی به نتایج خاص باید انجام دهید، به وضوح درک کنید. برای رسیدن به اهداف بلندمدت و بزرگ‌تر، اهداف کوچک‌تری را در طول مسیر شناسایی کنید. به عنوان مثال، اگر هدفی دارید که ظرف شش ماه ارتقا پیدا کنید، ممکن است لازم باشد اهداف کوچکتری را برای بهبود مهارت‌های خاص تعیین کنید. اهداف شما باید مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و مبتنی بر زمان باشد.

2. تقویم خود را مدیریت کنید

اختصاص زمان برای تکمیل مهم ترین وظایف لیست برای مدیریت زمان شما مهم است. ممکن است در نظر داشته باشید که برخی از براکت های زمانی را در تقویم خود به طور منظم مسدود کنید تا مطمئن شوید که بدون حواس پرتی یا جلسات زمانی در برنامه خود خواهید داشت. همچنین باید در نظر بگیرید که آیا شرکت در برخی جلسات مفید است یا خیر. اگر احساس می‌کنید که ارزش افزوده یا مشارکتی را به هیچ وجه نمی‌دهید، باید احساس قدرت کنید که جلسات خاصی را رد کنید. اگر این کار را انجام می‌دهید، احتیاط کنید و مؤدبانه رفتار کنید—ممکن است به صاحب جلسه ایمیلی بفرستید و به او اطلاع دهید که چرا رد کرده‌اید.

3. وظایف خود را اولویت بندی کنید

اولویت بندی یک مهارت دشوار است اما با تمرین آسان تر می شود. شما می توانید اولویت بندی را با تهیه لیست کارهای انجام دهید. نوشتن یا تایپ کردن همه چیزهایی که برای انجام دادن نیاز دارید می تواند به شما کمک کند کارهایی را که فوری ترین یا آسان تر از سر راه هستند اولویت بندی کنید. اگر به کمک نیاز دارید، ممکن است از مدیر یا همکار خود بپرسید که در اولویت بندی نحوه تکمیل کار مهارت دارد. درک تاریخ های سررسید و اینکه چگونه کار بر دیگران و اهداف تجاری تأثیر می گذارد می تواند به شما کمک کند تا کارهای خاصی را جلوتر از دیگران انجام دهید. اگر هنوز نمی توانید موعد مقرر را رعایت کنید، ممکن است بتوانید درخواست تمدید مهلت برای یک کار کنید.

بهبود مهارت های مدیریت زمان می تواند به شما کمک کند کارگر بهتری باشید و توانایی تمرکز کامل در طول روز را داشته باشید. با سازماندهی، تعیین اهداف و اولویت بندی لیست کارهای خود می توانید مدیر زمان بهتری باشید.

بهبود توانایی شما در مدیریت زمان می تواند کیفیت کار شما را افزایش داده و بهره وری شما را افزایش دهد. این به نوبه خود می تواند شما را برای کارفرمایتان ارزشمندتر کند و فرصت های جدیدی برای پیشرفت شغلی ایجاد کند. یادگیری در مورد انواع استراتژی های مختلف برای مدیریت بهتر زمان می تواند به شما کمک کند تعیین کنید کدامیک برای شما بهترین کار را دارد.

در این مقاله به این موضوع می پردازیم که چرا مدیریت زمان بسیار مهم است و 20 نکته مدیریت زمان را برای متخصصان پرمشغله به اشتراک می گذاریم.

20 نکته مدیریت زمان برای حرفه ای ها

در اینجا 20 نکته مدیریت زمان وجود دارد که به متخصصان پرمشغله کمک می کند کارهای بیشتری در محل کار انجام دهند:

1. لیست ها را نگه دارید

فهرستی از افکاری که دارید یا کارهایی که باید در طول روز انجام دهید ایجاد کنید. با ضبط تا جایی که می توانید، به راحتی می توانید کارهایی را که باید بعداً دوباره مرور کنید، به خاطر بسپارید. دستگاه های تلفن همراه و لپ تاپ ها اغلب دارای ابزارهای داخلی مدیریت زمان هستند تا این کار را آسان کنند. همچنین می توانید یک دفترچه یادداشت کوچک در دسترس داشته باشید تا در صورت بروز چیزهایی به آن اضافه کنید. در پایان هر روز، می‌توانید کارها را مرور کنید و فهرستی از کارهای روز بعد ایجاد کنید، زیرا می‌دانید که همه چیز انجام شده است.

2. هر بار روی یک کار تمرکز کنید

مطالعات به طور قطعی مشخص کرده اند که انجام چند کار، بهره وری شما را کاهش می دهد. برای حداکثر بهره وری، هر بار روی یک کار تمرکز کنید. کارآمدتر است که یک کار را قبل از رفتن به کار بعدی تمام کنید.

3. برای کارها محدودیت زمانی قائل شوید

قانون پارکینسون بیان می کند که کار برای پر کردن زمان در دسترس برای تکمیل گسترش می یابد. با تعیین محدودیت های زمانی برای موارد خاص، طبیعتاً بهتر تمرکز می کنید و کارآمدتر کار می کنید. اگر متوجه شدید که فراتر از محدودیت‌های زمانی که برای خود تعیین کرده‌اید کار می‌کنید، ممکن است بخواهید گردش کار خود را بررسی کنید و به دنبال چیزهایی باشید که ممکن است باعث اتلاف وقت یا دور کردن توجه شما از کار در دستتان شود.

4. هفته خود را در روز جمعه برنامه ریزی کنید

رفتن به شنبه با برنامه ریزی برای هفته به شما کمک می کند تا از آخر هفته به یک هفته کاری پربار تبدیل شوید. روز جمعه کمی برای برنامه ریزی هفته خود اختصاص دهید و اهداف هفتگی خود را به وظایف روزانه تقسیم کنید. اگر می‌دانید که در روزهای شنبه یا در سایر لحظات خاص در طول هفته انرژی کمتری دارید، کارهای با اولویت پایین را برای آن لحظات برنامه‌ریزی کنید. اگر می‌دانید که بهره‌وری شما در روزهای سه‌شنبه و چهارشنبه به اوج خود می‌رسد، خلاقانه‌ترین و سخت‌ترین کارهای خود را برای آن روزها برنامه‌ریزی کنید. اگر جلسات هفتگی تیم دارید، در نظر بگیرید که آنها را در روز پنجشنبه برگزار کنید، زمانی که احتمالاً انرژی تیم شما شروع به کاهش می کند. سپس از روزهای دیگر برای برنامه ریزی و شبکه سازی استفاده کنید.

5. یک برنامه روزانه ایجاد کنید

در پایان هر روز چند دقیقه وقت بگذارید تا فهرستی از کارهای روزانه برای روز بعد ایجاد کنید. این کار گنجاندن اقلامی را که ممکن است وسوسه شوید به روز دیگری موکول کنید آسان تر می کند. همچنین به شما کمک می‌کند روز بعد وقتی وارد دفتر می‌شوید، درست به سر کار برسید، زیرا می‌دانید با چه کارهایی باید شروع کنید. یکی دیگر از ترفندها برای ایجاد انگیزه در خود این است که موارد را در لیست خود طوری بنویسید که گویی قبلاً آنها را تکمیل کرده اید. به عنوان مثال، به جای قرار دادن “ارسال گزارش” در لیست خود، “گزارش ارسال شده” را بنویسید.

6. یک لیست “انجام شد” ایجاد کنید

اگر کارهای غیرمنتظره در طول روز شما ظاهر شد، در حین انجام این وظایف اضافی، یک لیست جداگانه در کنار لیست کارهای خود ایجاد کنید. در روز یکشنبه، فهرست کارهای خود را به همراه وظایف پاداش اضافی مرور کنید تا اعتماد به نفس خود را افزایش دهید و به شما کمک کند فهرستی از اهداف هفته آینده ایجاد کنید.

7. ابتدا وظایف با اولویت خود را تکمیل کنید

ابتدا مهمترین و سخت ترین وظایف خود را تکمیل کنید. این کار نه تنها تضمین می کند که آنها به موقع انجام می شوند، بلکه مطالعات نشان می دهد که اولین ساعت روز بیشترین بازدهی را برای شما دارد. در واقع، تحقیقات نشان می‌دهد که مغز شما زمانی که هوشیاری کمتری دارد، راحت‌تر تمرکز می‌کند، زیرا انرژی اضافی برای افکار دیگر وجود ندارد.

8. از عوامل حواس پرتی جلوگیری کنید

گوشی خود را مزاحم نشوید و آن را در کشو قرار دهید تا از دید خارج شود. همچنین ممکن است بخواهید پیام رسان فوری را خاموش کنید یا ایمیل خود را ببندید تا با ایمیل های دریافتی جدید حواس شما پرت نشود. همچنین بهتر است همه پنجره‌ها را ببندید، غیر از پنجره‌هایی که در آنها کار می‌کنید. در صورت امکان، در را ببندید تا کمتر مزاحم شوید. اگر همکار یا رئیسی دارید که به طور دوره ای کنار میز شما می ایستد، قبل از شروع وقت متمرکز خود، یک توقف سریع در دفاتر آنها داشته باشید. همچنین ممکن است بخواهید از هدفون های حذف نویز یا روشن کردن موسیقی برای خفه کردن حواس پرتی استفاده کنید.

9. بر نحوه سپری شدن زمان خود نظارت کنید

دانستن اینکه چگونه زمان خود را مدیریت می کنید گام مهمی برای مدیریت زمان عالی است. یک یا دو روز وقت بگذارید و هر کار یا فعالیتی را که انجام می دهید مستند کنید. همچنین می توانید از یک برنامه بهره وری استفاده کنید که فعالیت شما را بر روی تلفن یا رایانه شما نظارت می کند.

10. برای کارهای دشوار به خود پاداش دهید

از آنجایی که طبیعی است که بخواهید از کارهای دشوار اجتناب کنید، برای مقابله مستقیم با آن کارهای ناخوشایند یا دشوار به خودتان پاداش دهید. به عنوان مثال، به خود اجازه دهید استراحت کنید و به پیاده روی بروید یا روی چیزی کار کنید که واقعاً به عنوان پاداش از آن لذت می برید.

11. مراقب خودت باش

برای به حداکثر رساندن بهره وری خود، مهم است که از خود مراقبت کنید. یعنی خوردن غذاهای سالم و سالم، ورزش منظم و هفت تا نه ساعت خواب توصیه شده در هر شب.

12. واگذاری مسئولیت ها

اگر در نقش رهبری هستید و مدام خود را عقب مانده از برنامه می بینید یا در وعده ناهار کار می کنید، ممکن است لازم باشد مسئولیت های بیشتری را به تیم خود واگذار کنید. برای شروع موثر تفویض اختیار، بدانید که اعضای تیم شما چه کسانی هستند و نقاط قوت و ضعف آنها چیست. اطمینان حاصل کنید که آنها اهداف و انتظارات و همچنین ضرب الاجل ها را درک می کنند. همچنین مهم است که خود را برای سؤالات در دسترس قرار دهید و به آنها اطلاع دهید که چه منابعی برای آنها در دسترس است.

13. روی تصویر بزرگ تمرکز کنید

به جای تلاش برای کمال یا تمرکز بر جزئیات جزئی کارتان، تصویر بزرگ را در ذهن داشته باشید. مهم ترین کارهایی را که در لیست کارهای شما قرار دارند بجای جزئیات کوچک بررسی کنید.

14. برای استراحت بین کارها برنامه ریزی کنید

تحقیقات نشان می‌دهد که مغز شما تنها می‌تواند تا چند دقیقه در یک زمان متمرکز بماند. برای حفظ حداکثر بهره وری بین کارها یا حداقل هر 90 دقیقه یک استراحت برنامه ریزی کنید.

15. از زمان انتظار نهایت استفاده را ببرید

همه با دوره هایی مواجه می شوند که باید منتظر بمانند، چه در فرودگاه یا ایستگاه قطار. از این دوره‌های استراحت برای پاسخ دادن به ایمیل‌ها، گرفتن پادکست یا مطالعه، پاسخ دادن به تماس‌های تلفنی از دست رفته یا حتی فقط استراحت و مدیتیشن استفاده کنید. برای این لحظاتی که منتظر مانده اید آماده باشید.

16. ایمیل خود را سازماندهی کنید

یک صندوق ورودی به هم ریخته می تواند باعث شود که زمان بیشتری را صرف جستجوی ایمیل های مهمی کنید که باید به آنها پاسخ دهید یا باعث می شود که ایمیل های مهم را به طور کلی نادیده بگیرید. ایمیل هایی را بایگانی کنید که ممکن است حاوی اطلاعات مهمی باشند اما نیازی به پاسخ فوری ندارند. برچسب‌هایی برای ایمیل‌هایی که نیاز به اقدامی از جانب شما دارند، مانند «فوری»، «نیاز به اقدام» یا «در انتظار» ایجاد کنید. فیلترهایی ایجاد کنید تا ایمیل های دریافتی را بر اساس یک کلمه کلیدی در ایمیل یا کسی که آن را ارسال می کند برچسب گذاری کنید. حتی می توانید با ایجاد فیلتری برای ایمیل هایی که حاوی کلمه “لغو اشتراک” هستند، همه خبرنامه های دریافتی را برچسب گذاری کنید.

17. اهداف هوشمند تعیین کنید

بهره وری شما اغلب با توانایی شما در دستیابی به اهدافتان سنجیده می شود. اگر به سرعت به آن اهداف دست یابید، با سرمایه گذاری کمتری از منابع، این نشانه روشنی است که به طور موثر زمان خود را مدیریت می کنید و سازنده هستید. با این حال، بخش مهمی از این هدف داشتن اهداف SMART است. اهداف SMART خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و با زمان محدود هستند. اطمینان حاصل کنید که همانطور که اهداف روزانه، هفتگی و ماهانه برای خود تعیین می کنید، آنها نیز هوشمند هستند.

18. نه گفتن را یاد بگیرید

در مورد تعهد به کاری که به زمان شما نیاز دارد، محتاط باشید. وقتی از شما خواسته می‌شود به کاری متعهد شوید، با گفتن اینکه برنامه‌تان را بررسی می‌کنید و به آن شخص بازمی‌گردید، پاسخ دهید. این به شما زمان می دهد تا ارزیابی کنید که آیا با اهداف شما همسو است یا خیر و آیا به طور واقع بینانه برای دادن زمان دارید یا خیر.

19. زود باش

با همیشه زود بودن استرس خود را کاهش دهید. این نه تنها در مورد جلسات بلکه برای ضرب الاجل ها نیز صدق می کند. همیشه برنامه ریزی کنید که کارتان را یک روز زودتر از موعد مقرر ارسال کنید.

20. فعالیت هایی را امتحان کنید که مهارت های متفاوتی را در بر می گیرند

شرکت در فعالیت هایی را در نظر بگیرید که از مجموعه مهارت هایی استفاده می کنند که در هنگام کار از آنها استفاده نمی کنید. به عنوان مثال، اگر بیشتر روز خود را در یک دفتر می گذرانید، به رقصیدن یا نقاشی کردن بپردازید. ممکن است متوجه شوید که مهارت‌های جذابی که در محل کار استفاده نمی‌کنید به شما خلاقیت بیشتری می‌دهد و می‌توانید مشکلات را سریع‌تر حل کنید.

نویسنده : بابک حیدریان

بابک حیدریان مهر. دانشجوی کارشناسی مترجمی زبان انگلیسی، محقق و متخصص SEO & Digital Marketing "زندگی ممکن است پُر از درد و رنج باشد، اما واکنشِ ماست که حرف آخر را می‌زند". فردیش نیچه

نظرات کاربران

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.