راه‌های جلوگیری از اتلاف وقت

روش های جلوگیری از اتلاف وقت توسط مدیران

دسته بندی : کسب و کار
1401/09/03

شما با مطالعه این مقاله نکات مهمی در مورد جلوگیری از اتلاف زمان آموزش خواهید دید

به این نکته توجه داشته باشید که این مقاله فارق از شغل شما برای مدیریت زمان شما مفید خواهد بود.

ما امروز قصد داریم که به صورت کلی در مورد اتلاف وقت مدیران با شما صحبت کنیم. البته این نکته را نیز مد نظر قرار دهید که در یک کسب و کار کوچک، صاحب کسب و کار مدیر آن محسوب می‌شود. از طرفی  توجه داشته باشید که کسب و کار شما و بیزینس شما در هر مقیاسی که باشد به مطالعه مقاله نیاز خواهید داشت اگر بخواهیم به این موضوع از زاویه دیگر نگاه کنیم هر کسی در زندگی، مدیر زندگی خودش است. بنابراین به نکاتی که در این مقاله در مورد اتلاف زمان خدمت شما می‌گوییم، توجه ویژه‌ای داشته باشید.

مطالعه این مقاله می‌تواند مدت زمان زیادی را برای شما ذخیره کند. سعی کنید از تمامی نکاتی که در این بخش گفته می‌شود نت برداری کنید و از آنها را به بهترین نحو ممکن در کسب و کار خود استفاده کنید. قبل از هر چیزی به این نکته توجه داشته باشید که مهمترین رکن جلوگیری از اتلاف وقت در هر کسب و کاری، چابک سازی است. اگر شما در فضای آنلاین مشغول فعالیت می‌باشید، برای چابک‌سازی خدمات آنلاین خود به یک متخصص سئو تکنیکال نیاز خواهید داشت. از این رو به شما پیشنهاد می‌دهم که بخش آموزش‌های برترآموز مراجعه کنید.

شما با استفاده از « آموزش سئو » برترآموز می‌توانید کسب و کار خود را در فضای دیجیتال مارکتینگ به سرعت چابک کنید. با ما تا پایان این مقاله همراه باشید، تا شما را با اصولی مدیریت زمان و جلوگیری از اتلاف وقت آشنا کنیم، که می‌تواند سرنوشت شما را تغییر دهد. به این نکته توجه داشته باشید که تفاوت انسان‌های موفق و غیر موفق تنها در استفاده از زمان است.

ارائه اطلاعات ناقص و مبهم از مهمترین دلایل اتلاف وقت مدیران

زمانی که شما به عنوان مدیر نتوانید به درستی اطلاعات را به نیروهای خود برسانید. کاملا طبیعی است که پرسنل شما نتوانند، به درستی خواسته شما را عملی کنند. به این نکته توجه داشته باشید که بسیار از مدیران متاسفانه در این مورد قصور دارند. به این نکته توجه داشته باشید که شما باید از درک کارمندان خود در این رابطه اطمینان داشته باشید. شما باید از سوال کارمندان خود سوال کنید که آیا منظور شما را به درستی متوجه شده‌اند و یا خیر. از طرفی شما باید از کارمندان خود نیز سوال کنید.

منظور ما این است که زمانی که شما کار خود را به آن‌ها ابلاغ نمودید. باید در مورد چند پارامتر آن سوال بفرمایید. در این صورت اگر مشکلی نیز وجود داشته باشد، کاملا آشکار خواهد شد. به این نکته توجه داشته باشید که اگر شما همین مشکل ساده را در سازمان  کسب و کار خود رفع کنید. بیش از 30 درصد از جلوگیری از اتلاف وقت مدیران موفق خواهید بود. توجه داشته باشید که شما از یک چرخه معیوب جلوگیری خواهید کرد.  بسیاری از افراد به دلایل متفاوت در نیاز یادآوری و پرسش مجدد در مورد وظایف محول شده دارند.

سعی کنید این نکته را نیز به زیر دستان خود نیز منتقل کنید. فرض کنید که شما به عنوان سیاست گذار مجموعه درک درستی از این موضوع دارید. و به مدیران میانی خود درخواست خود را درست منتقل می‌کنید. اما اگر آن‌ها درست نتوانند که درخواست شما را منتقل کنند. این موضوع باعث اتلاف وقت شما خواهد شد. سعی کنید که این مفهوم را نیز برای آن‌ها به درستی توضیح دهید. در این صورت برای اطلاع رسانی درخواست خود نیز می‌توانید یک پروتکل تعریف کنید.

استفاده در زندگی شخصی و جلوگیری از اتلاف وقت

به این نکته توجه داشته باشید که شما از این موضوع می‌توانید در زندگی شخصی خود نیز استفاده کنید. به عنوان مثال فرض کنید که شما قرار است که از همسر خود بخواهید که برای مهمانی در کارهای خانه به شما کمک کند. در این صورت اگر شما منظور خود را به درستی به او منتقل نکنید. نه تنها او کارهای شما را کم نخواهد کرد. بلکه او کارهای شما افزایش نیز خواهد داد.

این کار برای شما بسیار ساده خواهد بود. زمانی که از کسی درخواست انجام کاری دارید. سعی کنید که از او در مورد کاری که قرار است انجام دهد، یک تا دو سوال بپرسید. در این صورت اگر نکته نامفهوم وجود داشته باشد، شما متوجه آن خواهید شد. و دچار اتلاف وقت نخواهید شد.

استارت پروژه جدید قبل از اتمام پروژه قبلی

اگر شما به دنبال یک اتلاف وقت اساسی می‌باشید، قبل از پایان کامل یک پروژه به سراغ قبول پروژه دیگر بروید. به این نکته توجه داشته باشید که مهم نیست که پروژه شما در چه حالتی قرار دارد. زمانی که شما اقدام به مولتی تسکینگ می‌کنید. این موضوع به این معنی است که شما در حال اتلاف وقت می‌باشید. بسیاری از مدیران زمانی که یک پروژه به نیمه می‌رسد. به دنبال یک پروژه جدید می‌گردند، علت آن نیز مشخص است. آن‌ها می‌خواهند فاصله زمانی خالی بین دو پروژه خود نداشته باشند.

اما باید به شما بگویم که در این صورت دچار اتلاف وقت قابل توجه خواهید شد. از طرفی ممکن است که شما این کار را در برخورد با کارمندان خود انجام دهید. به عنوان مثال هنوز بار قبلی شما به صورت کامل دسته بندی و وارد سیستم نشده است. شما اقدام به ارسال بار جدید می‌کنید. در این صورت کاملا طبیعی است که کارمند شما، کار خود را اشتباه انجام دهد. هزینه این اشتباه را شما خواهید داد، در این صورت اتلاف وقت متوجه شما خواهد بود. به این نکته توجه داشته باشید که زمان شما از پول ارزشمندتر  است.

استارت پرژوه جدید قبل از اتمام قبلی

با توجه به این نکته همیشه به ظرفیت نیروی خود توجه داشته باشید. در این رابطه به شما پیشنهاد می‌کنم که به قسمت مقالات سایت برترآموز مراجعه کنید و در آن قسمت از مقاله « مدیریت زمان در کسب و کار چیست » به صورت جامع و کامل  استفاده کنید. به این نکته توجه داشته باشید که شما به هر میزانی که روی مدیریت زمان خود بیشتر سرمایه گذاری کنید. به این معنی است که اتلاف وقت شما در ابعاد سازمانی کاهش خواهد داشت. در نتیجه سعی کنید که برای این موضوع برنامه ریزی داشته باشید.

استفاده در زندگی شخصی

شما به صورت کلی متوجه شدید که برای جلوگیری از اتلاف وقت باید تمام تلاش خود را به کار گیرید تا با توجه به ظرفیت و سابقه افراد به آن‌ها وظایف جدید را محول کنید. به عنوان مثال زمانی که قرار است شما از برادر خود درخواست همکاری روی یک موضوع را داشته باشید.

به این موضوع فکر کنید، آخرین در خواست شما انجام شده‌ است. آیا او توانایی انجام این کار را دارد. به این نکته توجه داشته باشید که اگر شما این دو سوال را مدنظر قرار ندهید. خودتان در آینده باید برنامه ریزی خود را تغییر دهید، تا در خواست خود را انجام دهید. در نتیجه اتلاف زمان شما به افزایش قابل توجه خواهد داشت.

اهمال کاری در انجام وظایف  نتیجه آن می شود اتلاف وقت

توجه داشته باشید زمانی که شما به عنوان یک مدیر اهمال کاری انجام می دهید، نتیجه آن در کسب و کار و سازمان شما به صورت مضاعف دیده می‌شود. به این موضوع فکر کنید که نیروی شما و کارکنان شما از شما یک درخواستی دارند و شما باید آن درخواست را انجام دهید. در صورتی که شما در زمان مقرر این درخواست را انجام ندهید باعث می‌شود که در انجام کار اصلی شما وقتی ایجاد شود.  این ضعف تا زمانی ادامه پیدا می کند که برای شما یک وضعیت بحرانی ایجاد کند.

 در آن زمان که شما به دنبال مقصر می‌گردید، باید به آیینه نگاهی داشته باشید، چرا که خود شما عامل اصلی اهمال کاری و اتلاف وقت در سازمان می‌باشید.  به این نکته توجه داشته باشید زمانی که قرار است شما وظایفی را انجام دهید. اگر در توان شما نیست می‌توانید آن را به دیگران واگذار کنید. البته که این نوع این محول کردن باید در اندازه تخصص و توانایی فرد مورد نظر باشد. توجه داشته باشید مدیری که کلّاً 3 روز در هفته به سر کار می‌آید.  و حضور کمرنگی در کسب و کار خود دارد حتی اگر اهمال ‌کاری نیز  نکند، باعث اتلاف وقت مجموعه می‌شود.

در نتیجه سعی کنید که این موضوع را جدی بگیرید و برای آن برنامه ریزی داشته باشید. البته این موضوع یک حالت استثنا نیز دارد. آن هم زمانی است که شما به اندازه کافی سیستم سازی قوی در مجموعه خود داشته باشید. با توجه به اهمیت این موضوع به شما توصیه می‌کنم که بخش مقالات سایت برترآموز مراجعه کنید. در آن بخش از مقاله « آموزش سیستم سازی حرفه‌ای » استفاده کنید. در این صورت حضور کمرنگ شما در مجموعه باعث اتلاف وقت نخواهد شد.

استفاده نکردن از افراد متخصص باعث اتلاف وقت باورنکردنی می‌شود

به این نکته توجه داشته باشید که اگر شما در کسب و کار خود از افراد متخصص استفاده نکنید، قطعا دچار اتلاف وقت قابل توجهی خواهید شد.  توجه داشته باشید که زمانی که ما صحبت استخدام و استفاده از افراد متخصص می‌کنیم؛ به این معنی است شما باید تغییرات را از واحد منابع انسانی خود شروع کنید و مدیر آن را یک فرد متخصص در استخدام افراد متخصص قرار دهید. به این نکته توجه داشته باشید به هر میزان که روابط به جای شایسته سالاری در سازمان شما حکم فرما باشد.

 در وهله اول به سرمایه و آینده کسب و کار شما لطمه وارد می‌کند. و در وهله دوم باعث اتلاف وقت شما و مجموعه شما می‌شود. به این نکته توجه داشته باشید که استفاده از افراد متخصص در کسب و کار شما باعث می‌شود که بازدهی کسب و کار شما افزایش پیدا کند.  به هر میزانی که بازدهی کسب و کار شما افزایش پیدا کند اتلاف وقت شما نیز کاهش پیدا می‌کند. زمانی که شما از افراد متخصص استفاده می‌کنید زمان کمتری را برای توضیح دادن مسائل و ایده پردازی می‌گذارید.

استفاده از افراد متخصص

در نتیجه کسب و کار شما بسیار چابک تر و کار خود ادامه می‌دهد و رشد شما را تضمین خواهد کرد. سعی کنید به این نکته توجه داشته باشید که افراد متخصص معمولا هزینه بیشتر از افراد معمولی دریافت می‌کنند. این نکته نباید شما را چالش بکشد. به هر میزان که شما روی این افراد سرمایه گذاری بیشتری داشته باشید بازگشت سرمایه شما بسیار سریع تر خواهد شد. یک شرکت آماری در شرکت های موفق در حوزه تکنولوژی در رابطه با جلوگیری از اتلاف وقت، یک نظر سنجی انجام داد. آن‌ها به این نتیجه رسیدند که یکی از عوامل مهم در جلوگیری از اتلاف وقت استفاده از افراد متخصص است.

برنامه ریزی استراتژیک دشمن اتلاف وقت

اگر شما به دنبال یک سیستم برنامه ریزی برای کسب و کار خود می‌باشید باید از برنامه ریزی استراتژیک استفاده کنید. به این نکته دقت داشته باشید زمانی که شما از برنامه ریزی استراتژیک استفاده می‌کنید؛ در وهله اول جلوگیری ویژه‌ای از اتلاف وقت خواهید داشت در وهله دوم تمرکز مناسبی روی نیروی انسانی و منابع خود خواهید داشت. و در وهله سوم اولویت‌ها را به درستی می‌توانید انتخاب کنید. در برنامه ریزی استراتژیک به بررسی صنعت می‌پردازید. با توجه به این موضوع  می‌توانید کارهای اضافی خود را حذف کنید. در این صورت اتلاف وقت به صورت قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند.

  توجه داشته باشید زمانی که شما قرار است از برنامه ریزی استراتژیک استفاده کنید لازم است که چشم انداز خود را به درستی تعریف کنید؛ بهتر است که چشم اندازه  ۵ تا ۱۰ ساله برای آینده کسب و کار خود داشته باشید. اگر علاقه دارید که در مورد برنامه ریزی استراتژیک اطلاعات بیشتری داشته باشید. می‌توانید به بخش مقالات سایت برترآموز مراجعه کنید و در آن بخش از مقاله « برنامه ریزی استراتژیک چیست » استفاده کنید. به توجه داشته باشید از مهمترین نکات در برنامه ریزی استراتژیک این است که اهداف بلند مدت و کوتاه مدت خود را به خوبی تعیین کنید.

اگر شما بتوانید اهداف بلند مدت و کوتاه مدت خود را بدون برنامه ریزی استراتژیک درست مشخص کنید. جلوگیری از اتلاف وقت شما به صورت قابل توجه افزایش خواهد یافت.  برنامه ریزی استراتژیک برای جلوگیری از اتلاف وقت برای شما مزایای جانبی فراوان خواهد داشت.  به عنوان مثال درآمد شما به صورت قابل توجهی افزایش پیدا می‌کند. منابع شما بهتر مدیریت می‌شود، برندینگ شما در صنعت و در بازار هدف به صورت قابل توجه خواهد بود. شما توانایی رقابت در حوزه قیمت گذاری را خواهید داشت. سعی کنید به اندازه کافی در این حوزه عمیق شوید.

برای جلوگیری از اتلاف وقت حذف به جلسات غیر ضروری لازم است

امروزه  مدیران فکر می‌کنند به هر میزانی که تعداد جلسات آنها افزایش پیدا کند، بازدهی کسب و کار آنها افزایش پیدا می‌کند. در صورتی که این موضوع بر خلاف واقعیت است. به هر میزان که تعداد جلسات شما افزایش پیدا کند، به این معنی است که کارکنان شما زمان خود را برای موضوعات حواشی و جانبی بیشتری صرف خواهند کرد. در نتیجه اتلاف وقت کسب و کار شما به صورت ویژه افزایش پیدا می‌کند. برای جلوگیری از این موضوع شما می‌توانید از زمان آزاد خود و کارمندان خود استفاده کنید.

به عنوان مثال  جلسات خود را به صورت خلاصه برگزار کنید و یا نحوه برگزاری آن‌ را تغییر دهید. شما می‌توانید موضوعات جلسه خود را به عنوان یک پرسشنامه به کارکنان خود بدهید و از آنها درخواست کنید که این پرسش‌نامه را در زمان آزاد خود تکمیل کنند. در نهایت آن را برای شما ارسال کنند و شما نیز در زمان های آزاد خود به بررسی پرسشنامه بپردازید. به این نکته دقت داشته باشید که در این صورت اتلاف وقت شما کنترل می شود و از طرفی اتلاف وقت کارمندان شما نیز کاهش پیدا می‌کند.

 در نتیجه مجموعه شما زمان بیشتری را صرف این موضوع می کند که کسب و کار خود را گسترش دهد. به این نکته دقت داشته باشید که آینده کسب و کار شما در گروه این است که از زمان خود درست استفاده کنید. اگر به دنبال مطالب تخصصی‌تر برای مطالب دقیق‌تر این استراتژی می باشید.  می‌توانید از منابع انگلیسی استفاده کنید. در صورتی که زبان انگلیسی شما به اندازه کافی قوی نیست. می توانید از بخش آموزش‌های برترآموز« آموزش زبان انگلیسی » را استفاده کنید. به این موضوع توجه داشته باشید، مطالعه جانبی در این حوزه لازم است.

استفاده از تکنولوژی روز مانع از اتلاف وقت مدیران خواهد شد

اگر شما به ۱۰ سال گذشته نگاهی داشته باشید متوجه خواهید شد که رشد تکنولوژی در صنعت کمک بسیار شایانی به استفاده بهینه از زمان کرده است. در نتیجه اگر شما بتوانید از تکنولوژی به درستی در صنعت سازمان و کسب و کار خود استفاده کنید؛ این موضوع به این معنی است که می‌توانید به صورت قابل توجهی از اتلاف زمان و انرژی  جلوگیری کنید.  شما می‌توانید نظرسنجی‌های خود را با استفاده از پرتابل هر شخصی انجام دهید.  از طرفی شما با استفاده از تکنولوژی روز می‌توانید زمان نیروی کار خود را نیز بهتر مدیریت کنید.

 در این صورت اتلاف وقت در سازمان شما کاهش قابل توجه خواهد داشت.  به این موضوع نیز توجه داشته باشید که استفاده از تکنولوژی نیاز به آموزش دارد. اگر شما از تکنولوژی به صورت  نادرست استفاده کنید باعث می‌شود که شما زمان بیشتری را صرف آزمون و خطا و یا استفاده  بدون بازدهی از این موضوع داشته باشیم.  تمرکز خود را روی این موضوع بگذارید که چگونه می‌توانید از تکنولوژی در راستای بهینه سازی استفاده از منابع و زمان خود استفاده کنید. دقت داشته باشید هر تکنولوژی جدیدی که به بازار می‌آید شما قبل از اینکه طرح این تکنولوژی را مطالعه کنید.

استفاده از تکنولوژی به روز

 شما باید بازخوردها و نتایج آن را بررسی کنید. بررسی کنید که آیا این تکنولوژی جدید برای شما کاربردی دارد و یا خیر. توجه داشته باشید که مدیران برای جلوگیری از اتلاف وقت سعی می‌کند که پیدا کردن این پروژه‌ها را به افراد زیر دست خود منتقل کنند. البته به این نکته نیز توجه داشته باشید که افراد زیر دست شما نیز باید دیدی همراستا با شما داشته باشد و بتواند سیاست‌های کلان شما را در انتخاب‌های خود لحاظ کنند. در این صورت جلوگیری از اتلاف زمان و انرژی در سازمان شما امری ساده خواهد بود.

استفاده از تلفن همراه در مدت زمان انجام کار ممنوع است

اگر شما به دنبال جلوگیری از اتلاف وقت خود و یا جلوگیری از اتلاف وقت کارمندان خود می‌باشید. باید استفاده از تلفن همراه را در مجموعه سازمان خود محدود کنید. به این نکته توجه داشته باشید که شما نباید به ارزش‌های انسانی یک شخص توهین کنید. و از او درخواست داشته باشد که تلفن همراه خود را به شما تحویل بدهند. شما باید از آن‌ها درخواست کنید،  که در مدت زمان انجام کار از تلفن همراه خود استفاده شخصی نداشته باشند.

 باید به صورت جدی به آن‌ها ابلاغ کنید که آن‌ها به هیچ عنوان حق ندارند که در مدت زمان انجام کار خود از فضای مجازی و شبکه‌های ارتباطی خارج از کار خود استفاده کنند. در صورتی که شما این موضوع را مشاهده کنید و یا این موضوع را به شما گزارش بدهند و بتوانند آن‌را اثبات کنند؛ شما می‌توانید با آن‌ها برخورد جدی داشته باشد این موضوع را برای آن‌ها کاملاً تفهیم کنید. که هدف شما از انجام این کار این است که جلوگیری از اتلاف وقت خود و سازمان داشته باشید.

 در این صورت کارهای آن‌ها بهتر و با کیفیت تر انجام خواهد شد. شما می‌توانید برای همراهی بهتر کارکنان مدت زمان کوتاهی را برای استفاده از تلفن همراه قرار دهید. به عنوان مثال شما می‌توانید اگر زمان کار ۵ ساعت است در نیمه تایم کاری، به آن‌ها یک ساعت فرصت چک‌ کردن شبکه‌های مجازی و یا هر موضوع دیگر را بدهید. ممکن است این موضوع بر خلاف قوانین  کار و یا ارزش‌های سازمانی  شما باشد.  اما بازدهی آن‌ها را  به صورت قابل توجهی افزایش می‌دهد.  شما باید به دنبال افزایش بازدهی کارمندان و جلوگیری از اتلاف وقت باشد.

سخن پایانی

شما در این مقاله به صورت جامع و کامل با روش‌های جلوگیری از اتلاف وقت توسط مدیران آشنا شدید. به این نکته توجه داشته باشید که شما می‌توانید از این نکات در روابط و زندگی شخصی خود نیز استفاده کنید. ما برای درک بهتر شما در چند مورد اولیه برای شما حالت شخصی این موضوع را نیز بیان کردیم.

توجه داشته باشید که اگر شما بتوانید اولویت خود را جلوگیری از اتلاف زمان و انرژی خود قرار دهید. به یک آینده باور نکردنی دست خواهید یافت، در نتیجه به نکاتی که در مقاله گفته شد به دقت فکر کنید.

نویسنده : امیر شادان پور

امیر شادان پور متخصص تولید محتوا و رپورتاژ نویسی پژوهشگر حوزه سئو و علاقه مند به تولید محتوای کاربردی و سئو شده، علاقه مند به حوزه تکنولوژی و دیجیتال مارکتینگ توانایی تولید محتوای تخصصی و ترجمه زبان انگلیسی مشغول همکاری با برترآموز سابقه همکاری با الو کانتنت سابقه همکاری با طراحان برتر سابقه همکاری با نت بازده سابقه همکاری با آموزشگاه فنان همکاری با کاورنت وی پی ان

نظرات کاربران

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.