سیستم سازی چیست؟ چگونه با یک استراتژی ساده سیستمی قوی بسازیم؟

سیستم سازی چیست؟ فرض کنید که شما صاحب یک کسب و کار عالی و سودآور هستید که آن را به بهترین نحو ممکن اداره می کنید و با برنامه های خلاقانه ای که دارید، همیشه در حال توسعه کسب و کار خود هستید. همچنین یک تیم قابل اعتماد از کارمندانی دارید که متخصص و کاربلد هستند و از کار آن ها راضی و مطمئن هستید. وقتی که در دسترس هستید، مثلا شخصا به شرکت می روید و در محیط حضور دارید کسب و کار شما مانند یک ماشین قدرتمند که به تازگی روغن کاری شده، فعالیت می کند و کارمندان شما مطلع هستند که شما از آن ها چه انتظاری دارید و باید با کدام استانداردها کار کنند.

اما به این فکر کنید که وقتی از محیط بیزنس خود دور می شوید چه اتفاقی رخ می دهد؟ آیا همه چیز به خوبی وقتی که شما در دفتر حضور دارید پیش می رود؟ امکان دارد که بخواهید به یک سفر مهم کاری بروید، یا مشکلی برایتان به وجود آمده یا اصلا می خواهید تفریح کنید و چند روزی از محیط کار دور بمانید. در چنین هنگامی سیستم سازی به داد شما خواهد رسید.

شاید وقت هایی که سر کار هستیم و کارمندان را مدیریت می کنیم همه چیز خیلی خوب پیش برود اما مشکل از آنجایی شروع می شود که شما در دفتر شرکت حضور نیابید. مثلا پروژه ها نیمه کاره باقی می مانند، فاکتورها به درستی ثبت نمی شوند، برخی از مشتریان از پشتیبانی ناراضی هستند و مواردی مانند این. البته همانطور که گفتم فرض بر این است که شما کارمندانی حرفه ای و متعهد دارید و آن ها نیز مانند شما برای اهداف شرکت تلاش می کنند.

اما مشکل اینجاست که شما یک سیستم سازی درست برای کسب و کار خود انجام نداده اید. بدون (Standard Operating Procedures) یا SOP به معنای روش های عملیاتی استاندارد که در قالب یک فایل و داکیومنت به کارمندان شما می گوید که دقیقا چه کاری را در چه زمانی و با چگونگی نحوه انجام، شروع، مدیریت و به پایان برسانند بعید به نظر می رسد که وقتی خود شما نباشید همه چیز به خوبی پیش برود.

مدیرانی هستند که خیلی هم موفق هستند اما وقت سر خاراندن را ندارند و این خوب نیست. یک مدیر خوب، باید خوب کار کند اما خوب کار کردن به معنای ساعات کاری بالا و بدون مرخصی نیست. در این مقاله می خواهم شما را با مفهوم سیستم سازی آشنا کرده و به شما کمک کنم تا در چند گام ساده و کاربردی برای کسب و کار خود یک سیستم عالی بسازید. سیستم سازی را می توان بخشی از تیم سازی دانست.

مرحله اول: یک لیست از کارهای تکراری خود تهیه نمایید.

قبل از اینکه وارد بحث سیستم سازی برای کسب و کار خود شوید، بهتر است که یک قدم به عقب بروید و به تمام وظایف و تعهداتی که باید به صورت روزانه و هفتگی انجام دهید، نگاه کنید. سپس یک فایل Word یا Google docs جدید باز کرده و هر فعالیتی که خود شما مسئول انجام دادنش هستید را یادداشت کنید. سپس بنویسید که برای هر کار چقدر زمان طول می کشد؟ اگر مدت زمان قطعی آن را نمی دانید، بهتر است آن را تخمین بزنید.

سپس یک فهرست ساخته و آن را بر اساس زمان سازماندهی کنید. (مثلا از طولانی ترین زمان به کوتاه ترین زمان آن ها را لیست کنید) بعد از آن به هر یک از کارهای انجام شده نگاه کنید و ببینید که آیا قابل محول شدن به فرد دیگری هستند یا خیر. برای مثال اگر بازاریابی محتوا بخشی مهم از استراتژی محتوایی شما است و شما مسئول نوشتن محتوا هستید، یادداشت کنید که این کار چه مراحلی دارد. یعنی برای مثال خود فرایند تولید محتوا شامل تحقیق کلمات کلیدی، نوشتن محتوای وبلاگ، انتشار آن در وردپرس و موارد دیگر است.

شما باید در این فایل ها یک دستورالعمل مناسب برای اینکه هر یک از اعضای تیم باید چه کاری انجام دهند، قرار دهید. البته بهتر است همه چیز به صورت نوشتاری و مکتوب باشد اما اگر به صورت فایل صدا یا Voice یا ویدئو نیز این دستورالعمل ها را ارسال کنید مشکلی نیست. حالا با انجام این کار شما می دانید که کدامیک از کارها هستند که به جز شما کارمندان هم توانایی انجام آن ها را دارند و بنابراین می توانید این کار را به یکی دیگر از همکاران خود تحویل دهید.

نکته مهم این است که شما با نوشتن دستورالعمل برای هر یک از کارها وقتی که یک لیست حاوی وظایقی که می توانید به کارمندان خود واگذار کنید داشته باشید حالا می توانیم وارد مرحله دوم شویم.

البته این را در نظر داشته باشید که لازم نیست حتما یک لیست یا دو لیست داشته باشید و این لیست ها می توانند تعداد بیشتری باشند. هر چقدر لیست مورد نیاز باشد می توانید آن ها را تهیه کنید و به سراغ مرحله بعد بروید.

مرحله دوم: کارهای خود را دسته بندی کنید.

کار مرحله قبل یعنی اینکه شما مجموعه ای لیست کارهایی که می توانید به دیگران واگذار کنید درست کنید را انجام دادید؟ حالا باید این لیست ها را به صورت تمیز دسته بندی کنید. برای مثال

سیستم سازی > بازاریابی محتوا > روش های نوشتن یک پست وبلاگی عالی

سیستم سازی > تبلیغات > لیست پیج های پربازده برای تبلیغات در اینستاگرام یا آموزش تبلیغات

با انجام این کار کارمندان شما می دانند که اگر نمی دانند یک کار را انجام دهند باید به کجا و چه داکیومنتی نگاه کنند تا یک راهنمای گام به گام برای انجام آن کار پیدا کنند. نکته خیلی مهم این است که ممکن است در روزهای اول همکاران شما به این داکیومنت ها نیاز داشته باشند اما یواش یواش یاد می گیرند که چه کاری را در چه موقعی، با چه محدودیت زمانی و چگونه انجام دهند.

برای مثال اگر شما فایل خود را با Google Doc می سازید، با دسته بندی کردن آن یک راهنما به این شکل خواهید داشت

قانون گذاری فراموش نشود

همچنین برای کارمندان خود قانون گذاری کنید. به آن در قالب یک ویس یا یک داکیومنت بگویید که شرکت شما چه قوانینی دارد و در صورت انجام دادن آن قوانین تا حد امکان به آن ها پاداش دهید. پاداش می تواند حتی پرداخت زودتر حقوق باشد یا یک ترفیع شغلی و هر چیزی که بودجه و توان آن را دارید و در مقابل اگر از انجام قوانین تخطی کند، راههایی برای تنبیه وضع کنید تا کارمندان کارهای اشتباه را انجام ندهند.

مرحله سوم: تهیه محتوای آموزشی و تایید نهایی

در این مورد در مراحل قبل کمی توضیح دادیم و در این بخش بیشتر به آن می پردازیم.

تا به حال شما کارهای خود را بر اساس زمانبندی لیست کرده و آن ها را بر اساس کارهایی که باید انجام شود، دسته بندی کرده اید. حالا لازم است که برای هر یک از کارهایی که باید انجام شود یک راهنما بسازید. این راهنما می تواند متنی یا صوتی یا حتی تصویری باشد. این بخش زمان برترین فرایند بخش سیستم سازی است و ضمن اینکه طول می کشد، شما را خسته نیز می کند و باید با صبر و حوصله این کار را انجام دهید چون اگر اشتباهی در کار باشد کارمندان نیز به اشتباه می افتند.

البته درست است که این کار قدری زمانبر و سخت است اما به اینکه دیگر لازم نیست همیشه در دفتر باشید یا خودتان تک به تک به هر یک از کارمندان استخدامی جدید آموزش دهید می صرفد. همانطور که گفته شد باید دستورالعمل هایی متنی یا صوتی به همراه هر آنچه که می دانید در نهایت موجب خواهد شد که هر کاری بدون حضور شما به بهترین نحو ممکن اجرا خواهد بسازید.

همه چیز باید با جزئیات دقیق باشد و اگر همه چیز دقیق نباشد ممکن است کارمندان تازه کار یا تازه وارد با مشکل رو به رو شوند. همچنین هر فایل را چند بار بررسی کنید تا اشتباهی به وجود نیاید چون این باعث می شود که همکاران شما نیز به دردسر بیفتند. شما می توانید برای اینکه جزئیات دقیق تری برای انجام هر کار داشته باشید، حاشیه نویسی کنید، نکات مهم را لیست کنید، یک چک لیست ارائه دهید، اسکرین شات یا ویدئوی کار با ابزار اضافه کنید و مواردی مانند این.

شما باید خود را به جای یک کارمند مبتدی بگیرید که به تازگی کار را شروع کرده و امکان دارد که بعضی از فوت و فن ها را نداند تا همه چیز به صورت جزئی و بینادی آموزش داده شود. برای مثال اگر شما یک چک لیست سئو دقیق را آماده سازی کنید و همه نکات را در آن قرار دهید، دو اتفاق می افتد. ابتدا نیازی به حضور فیزیکی شما نیست و دوم کارمندان خیلی خوب و حساب شده می دانند که باید چه کارهایی را انجام دهند.

مرحله چهارم: همه چیز را آزمایش کنید.

هنگامی که فایل دستورالعمل همه کارها را تهیه کردید بهتر است اثربخشی آن را امتحان کنید. اگر می خواهید کارهای مهم خود را به دیگران محول کرده و یک سیستم سازی درست و با بازدهی مناسب داشته باشید، لازم است تا فایل های راهنمای خود را آزمایش کنید. برای آزمایش فایل های خود از کارمند یا کارمندانی که قرار است کارها را به آن ها محول کنید کمک بگیرید. فایل ها را در اختیار آن ها قرار دهید و به صورت رندوم از آن ها بخواهید که یکی از کارها را انجام دهند.

• شما می توانید در کنار آن ها باشید و عملکرد را ببینید اما کوچک ترین کمک و تقلبی نباید رد و بدل شود.
• از کارمندانتان بخواهید که بدون رو در وایستی هر گونه مشکل فایل ها یا خلاء ها را به شما بگویند تا در نهایت چند فایل راهنمای سیستم سازی عالی داشته باشید.

به جای اینکه به آن ها کمک کنید تا راه حل را پیدا کنند، باید هر مشکلی که در فایل ها بود را به شما ارائه داده تا شما به عقب برگردید و همه چیز را درست کنید. به گونه ای که اصلا نباید جای حدس و گمانی به هنگام کار باشد و همه چیز با استفاده از فایل ها انجام شود. شاید باید یک اسکرین شات اضافه شود، یک فوت کوزه گری گفته شود، یک نکته مهم که انجام ندادنش به پروسه ضربه می زند و سپس به مرحله ویرایش نهایی برگردید و هر چه را که لازم است، به دستورالعمل ها اضافه کنید. پس از آنکه هر کاری که لازم بود تا یک دستورالعمل چک لیست مانند بی عیب و نقص داشته باشید انجام دادید، تغییرات نهایی را ویرایش و ذخیره سازی را انجام دهید.

مرحله پنجم: در طول زمان فایل ها را بهبود دهید.

فایل هایی که می سازید، امکان دارد که در مواقع ابتدایی تحویل آن ها به همکاران دارای مشکلات یا خلاءهایی باشند اما این کاملا طبیعی است و در طول مسیر باید هر از چندگاهی آن ها را آپدیت کنید و مشکلات موجود را حل کنید. در ثانی، گاها پروژه هایی وجود دارد که در آن ها نرم افزارها یا پروسه ها تغییر پیدا می کند و لازم است که دوباره فایل ها را آپدیت کنید.

با گذشت زمان کارمندان نیز متوجه خلاهای موجود می شوند و به شما کمک خواهند کرد که دستورالعمل ها را بهتر کنید و این مورد چیزی نیست که بخواهد در یک روز رخ دهد و این دستورالعمل ها با گذشت زمان بهبود تدریجی پیدا می کنند. اما خب چیزی که هست این است که دیگر کار سنگینی وجود ندارد و شما می توانید با صرف وقت و انرژی کمتری فایل ها را بهتر کنید.

همچنین کارمندان نیز خیلی به شما کمک می کنند. به قول معروف، آدم های تنبل حتما یک راه برای کوتاه کردن کارها پیدا می کنند و کارمندان هم برای اینکه کار خود را کوتاه کنند، سعی می کنند که برخی از گام های غیرضروری و وقت گیر را حذف کنند. فرض کنید برای سئو محتوا به 30 گام احتیاج دارید اما کارمندان درمی یابند که 5 قدم غیرضروری است و با حذف آن ها هم خود را آسوده می کنند و هم شما را 🙂 و کارایی ها نیز افزایش پیدا می کند.

در واقع سیستم شما به یک سیستم عالی تبدیل خواهد شد که نه تنها شما، بلکه کارمندانتان برای آن تصمیم خواهند گرفت. انعطاف پذیری سیستم هایی مانند Google Docs و Word به شما کمک می کند تا هر کارمند نظر خود را بر روی فایل نهایی دستورالعمل اعمال کند و در نتیجه باعث بهبود فرایند کسب و کار شود.

در دنیای امروز باید سیستم سازی کرد…

خیلی خوشحالم که تا اینجا همراه من بودید. سیستم سازی برای کسب و کار و خصوصا کسب و کارهای کوچک صرف نظر از اینکه بیزنس شما چقدر است که به وجود آمده، شما در چه صنعت هایی کار می کنید و اندازه شرکت شما چقدر است امری ضروری است. بدون داشتن فرایندها و دستورالعمل های مستند نمی توانید سیستم سازی خوبی داشته باشید چون در نهایت شما می توانید به افراد محدودی سیستم را آموزش دهید و افرادی کار را بلد خواهند بود که آن را یاد خواهند گرفت، در حالیکه با این استراتژی کاملا ساده و کارآمد می توانید به طیف زیادی از کارمندان، آن هم بدون حضور خودتان سیستم سازی را آموزش دهید.

با داشتن دستورالعمل ها و فایل های راهنما می توانید بر عملیات کسب و کار خود نظارت داشته باشید. چه در زمانی که در شرکت حضور دارید و چه در زمانی که حضور ندارید، در سفرید یا حتی خواب هستید، این را به خوبی می دانید که سیستم خیلی خوب کار می کند و شرکت شما نیز به شکلی قابل پیشبینی و کارآمد رشد خواهد کرد.

معرفی و بررسی چند نرم افزار سیستم سازی کسب و کار

شما تا این قسمت از با سیستم سازی آشنا شدید، از مهمترین مزایای سیستم سازی کسب و کار در این است که کسب و کار شما بدون حضور شما به بهترین شکل ممکن کار می‌کند. با توجه به نکات بیان شده در این مقاله قصد داریم به شما چند نرم افزار سیستم سازی معرفی کنیم که شما با استفاده از آن می‌توانید به صورت جامع و کامل سیستم سازی خود را اصولی چلو ببرید. البته توجه داشته باشید که از نرم افزارهای سیستم سازی کسب و کار برای موارد دیگر نیز می‌توان استفاده کرد. تنها دلیل که ما به این موضوع اشاره کردیم این است که یک نرم افزار سیستم سازی را در بهترین حالت آن بررسی کنیم.

نرم‌افزار سیستم سازی  (نرم‌افزار BPMS)

اگر شما به عنوان صاحب یک کسب و کار و یا یک تصمیم گیرنده قصد سیستم سازی یک مجموعه را دارید. این نرم افزار به صورت قابل توجهی می‌تواند به شما کمک کننده باشد. از طرفی به این نکته توجه داشته باشید که معمولا تصمیم گیرنده نهایی سعی می‌کند که برای پویایی سیستم خود قوانین را تغییر دهید و یا قوانین جدیدی به مجموعه خود اضافه کند. شما به واسطه این نرم افزار کاربردی می‌توانید وظایف هر شخصی را تعریف کنید و به او یک دسترسی مجزا از دیگران بدهید. حتی می‌توانید از او درخواست گزارش نیز داشته باشید که دید جامع شما نسبت به روند سیستم حفظ شود.

از طرفی این نرم‌افزار به شما این امکان را می‌دهد که در هر شرایطی بتوانید بهترین انتخاب را برای کارمندان خود رقم بزنید. اگر شما بخواهید که هر بخش از کسب و کار و یا مجموعه خود را سیستم سازی کنید، نرم‌افزار BPMS به شما این امکان را خواهد داد. از طرفی به این نکته توجه داشته باشید که زمانی که صحبت از سیستم سازی می‌شود و موضوع استفاده از ایک استراتژی ساده است. شما باید استراتژی خود را به مرور زمان به روز کنید. نرم‌افزار BPMS در تمامی مراحل در کنار شما خواهد بود. در صورتی که هر گونه سوالی در رابطه با خرید این نرم افزار و یا کار با این نرم افزار داشتید، می‌تونید در بخش کامنت این مقاله از ما بپرسید. ما در سریعترین زمان ممکن به شما پاسخ آن را خواهم داد.

در نهایت به این موضوع توجه داشته باشید که نرم‌افزار BPMS چندین زیر مجموعه دارد که هریک از این زیر مجموعه‌ها به تنهایی می‌توانند یک سیستم سازی برای شما انجام دهند.  در نتیجه اگر قصد استفاده از این نرم افزار به عنوان نرم افزار مادر کسب و کار خود را دارید. سعی کنید که زیر مجموعه‌های مرتبط آن را در ابتدا به خوبی بشناسید و هریک را به صورت مجزا تحلیل کنید.

نرم افزار بیزاجی (Bizagi) یک نرم افزار بسیار ساده برای سیستم سازی

اگر شما به دنبال یک نرم افزار یک پارچه برای سیستم سازی کسب و کار خود می‌باشید. قطعا بهترین گزینه برای شما نرم افزار بیزاجی خواهد بود. این نرم افزار که از دو واژه کسب و کار و چابکی تشکیل شده است. تمام تلاش خود را به کار گرفته است که بیشترین سرعت را به کسب و کار شما بدهد. البته توجه داشته باشید که این نرم افزار خود به تنهایی یکی از زیر مجموعه‌های نرم‌افزار BPMS می‌باشند. اما می‌تواند تا حد زیادی نیاز شما به سیستم سازی را برطرف کند.

به این نکته دقت داشته باشید که استفاده از این نرم افزار در سطح بین المللی بسیار گران و پیچیده است. اما نسخه‌های بومی شده این نرم افزار و یا نسخه کرک شده آن به صورت قابل توجهی می‌تواند نیاز شما را رفع کند. این نرم افزار برای کسانی که آموزش و خدمات غیر حضوری ارائه می‌دهند می‌تواند یک گزینه بسیار خوب باشد. چرا که زمانی که شما یک عضو جدید می‌گیرید به خوبی به واسطه این نرم افزار می‌توانید او را مدیریت کنید.

از دیگر مزایای این نرم افزار سیستم سازی در این است که اگر شما کسب و کار خود تغییر دهید و یا آن را به صورت اساسی به روز رسانی کنید. می‌توانید روی این نرم افزار حساب ویژه‌ای باز کنید. توجه داشته باشید که این نرم افزار به خوبی می‌تواند بین اطلاعات قدیمی شما و اطلاعات جدید شما یک ساختار یکپارچه ایجاد کند. در این صورت دسترسی شما به منابع اطلاعاتی و تجارت گذشته شما بسیار ساده و راحت خواهد بود.

نتیجه گیری و پایان

در این مقاله کاربردی به شما یک استراتژی سیستم سازی ساده و دوست داشتنی معرفی کردم که باعث می شود حتی بدون حضور شما نیز چرخ های شرکت خیلی خوب بچرخد و امیدوارم که از این مقاله استفاده کرده باشید. اگر سوال، نظر یا تجربه ای درباره سیستم سازی داشته باشید، در بخش کامنت های این پست منتظر شما هستیم.