مدیریت زمان در کسب و کار چیست؟ راه های افزایش بازدهی در کسب و کار
امروزه کسب و کارهای کوچک، برای رشد کردن و توسعه یافتن به سرمایه، تجربه، نیروی متخصص، تبلیغات و… نیاز دارند. زمانی که شما بررسی میکنید در کسب و کارهای کوچک و متوسط بیشترین موضوعی که همیشه به آن بیتوجهی میشود مدیریت زمان است. به همین علت امروز میخواهیم در سایت برترآموز به بررسی مدیریت زمان در کسب و کار و راه های افزایش بازدهی در کسب و کار بپردازیم.
استراتژیستها زمانی که منابع یک کسب و کار را نام میبرند به زمان، انرژی و سرمایه اشاره میکنند. این موضوع امروزه از چشم صاحبین کسب و کارها متاسفانه پنهان مانده است. اگر به کشورهای پیشرفته نگاهی داشته باشیم متوجه میشویم روی این موضوع به صورت جدی سرمایه گذاری صورت گرفته است. ما در طول این مقاله به بررسی تاریخچه مدیریت زمان و علل نیاز به آن میپردازیم و به شما راه های عملی و مرسوم مناسبی را آموزش میدهیم.
به یاد داشته باشید معمولا درکسب و کارهای کوچک و متوسط میزان منابع مالی ما محدود است و از طرف دیگر میزان منابع ما در بخش انرژی و زمان بسیار بیشتر است؛ اما متاسفانه ما به درستی از منابع خود استفاده نمیکنیم. این موضوع به دلیل نبود منابع کافی در این زمینه نیست بلکه به این دلیل است که ما برای یادگیری آن زمان صرف نکردهایم و به صورت چند برابری هزینه این عدم آگاهی خود را پرداخت میکنیم.
آیا تا به حال به این موضوع دقت کردهاید چرا کسانی که دو شغله و یا چند شغله هستند نسبت به کسانی که تک شغله هستند گاها منظم تر و دقیق تر هستند و به نوعی میتوان گفت زمان کم نمیآورند؟ آیا به این موضوع دقت کردهاید چرا در برخی از کسب و کارهای کوچک و متوسط که رغیبهای فراوان نیز وجود دارند، چرا تا این میزان رشد به صورت سریع و تساعدی اتفاق میافتد؟ آیا تا به حال به این موضوع فکر کردهاید چگونه برخی از افراد هم به ورزش روزانه خود میرسند وهم به مطالعه طبق برنامه ریزی خود میرسند، هم به تجارت و بیزینس خود میرسند!
آیا با مفاهیم برون سپاری آشنایی دارید؟ آیا راجب ابزار های مدیریت زمان اطلاعاتی دارید؟ آیا راجب ابزارهای مدیریت زمان دیجیتال آگاهی دارید؟ برای یافتن پاسخ این سوالات تا پایان این مقاله با ما همراه باشید و سعی کنید از نکات مهم این مقاله نت برداری کنید و آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید تا آنها نیز هرچه بیشتر به این نکات مهم دست پیدا کنند.
تاریخچه مدیریت زمان
اگر بخواهیم به تاریخچه مدیریت زمان اشاره کنیم، باید به تاریخ زیست بشر در کره زمین اشاره کنیم اما به یاد داشته باشید که ما به دنبال تاریخچه مدیریت زمان در کسب و کارها میباشیم. زمانی که انقلاب صنعتی اروپا شکل گرفت، کارخانه داران و مدیران به این موضوع پی بردند که کار به صورت انفرادی و یا مجموعههای کوچک با کار کردن به صورت گروهی در غالب صنعتی تفاوتهای بسیاری با یک دیگر دارد.
مهم ترین تفاوت در این سبک از کارکردن، در سیستم سازی و مدیریت زمان است. بله درست متوجه شدید مدیریت زمان؛ شما اگر یگ سیستم فوق العاده دقیق و منظم هم داشته باشید ولی مدیریت زمان مناسب نداشته باشید نمیتوانید به درستی از کسب و کار خود بهره ببرید. به نوعی میتوان گفت شما به دلیل عدم شناسایی زمان فرآیند خود به صورت دقیق دچار هزینه پنهان در کسب و کار خود شدهاید و این هزینه در بلند مدت میتواند باعث آسیب جدی به کسب و کار شما شود.
اگر بخواهیم به راجب اهمیت این موضوع برای شما بیشتر توضیح بدهیم بنجامین فرانکلین سیاستمدار، مخترع و دانشمند آمریکایی زمان را برابر با پول می داند و معتقد بود کسی میتواند ثروتمند شود که بتواند زمان خود را درست مدیریت کند، اگر شما نتوانید از زمان خود به درستی بهره ببرید از پول خود نیز نمیتوانید بهر لازم را ببرید. در واقع برای اینکه کسی موفق باشد باید مهارت های مدیریت زمان را به درستی بداند تا بتواند بهترین نتیجه را بگیرد.
با گذشت زمان استراتژیستها و محقیقن این حوزه دریافتند که مدیریت زمان با افزایش بازدهی به صورت مستقیم رابطه دارد و باید به صورت همزمان روی این موضوع نیز تمرکز کنند و تمام سعی خود را به کار گرفتند که این دو موضوع را به صورت مکمل با یک دیگر رشد دهند. بعدها بواسطه پیشرفت علم در این حوزه و افزایش دانش و تسلط دانش پژوهان این حوزه، به این نتیجه رسیدند که برای مدیریت زمان و افزایش بازدهی، میتوان این دو را تحت عنوان شاخه ای مجزا به نام افزایش عملکرد تعریف کرد و امروزه در کشورهای پیشرفته و به روز دیگر به جای صرف انرژی روی مدریت زمان، روی افزایش عملکرد تمرکز میکنند.
مدیریت زمان در کسب و کار چیست؟
با توجه به تعاریف و نکات بیان شده شما به تعریف درستی از مدیریت زمان رسیدید اما چگونه میتوانیم این موضوع را در کسب و کار خود استفاده کنیم. مدیریت زمان در کسب وکار به معنی انجام تمام کارها به موقع با بالاترین کیفیت، پایین ترین هزینه، کمترین استرس، بیشترین بازدهی و پایین ترین فشار ذهنی است.
بهتر است با ذکر مثالی این بخش را شروع کنیم. فرض کنید شخصی که به عنوان مذاکره کننده ارشد در یک شرکت مشغول به کار است باید برای یک سفر کاری به ترکیه سفر کند. این سفر از مدت 3 ماه قبل به او پیشنهاد شده است. با توجه به این که این فرد با زبان ترکی آشنا است به او پیشنهاد شده است که از مترجم استفاده نکند و به صورت مستقیم به مذاکره مشغول شود. شخص در مدت این سه ماه باید علاوه بر کار کردن بر روی پروسه مذاکره، روی زبان ترکی خود نیز کار کند، این شخص از دوره « آموزش زبان ترکی » برترآموز استفاده میکند و این دوره را خریداری کرده است. قطعا شما هم میدانید که خرید یک دوره آموزشی صرفا به شما کمکی نخواهد کرد و مهم سبک استفاده شما است.
با توجه به این که، این فرد از زبان ترکی آگاه است، بهتر است یادآوری مفاهیم پایه را درمدت زمان مرده خود انجام دهد، برای مثال مدت زمانی که او صرف رسیدن از خانه به محل کار میکند میتواند زمان مناسبی برای یادآوری این مفاهیم باشد. برای مباحث تخصصی نیز زمان جداگانهای برنامه ریزی کند و به یادگیری بپردازد. دقت کنید در این مثال ما بخشی از کار خود را با توجه به آگاهی خود به زمان سوخته و مرده خود منتقل کردیم. مدیریت زمان در کسب و کارها به شدت امری شخصی است و از فردی به فرد دیگر کاملا متفاوت است. به عبارت دیگر مدیریت زمان در هر کسب و کاری با توجه به تواناییهای صاحب کسب و کار تعریف میشود. پس اولین گام در مدیریت زمان در کسب و کارها بدست آوردن تواناییهای دقیق شخص است.
هر مدیر کسب و کار باید بتواند، تواناییهای موردنظر برای کسب و کار خود ارتقا دهد تا بحث مدیریت زمان و افزایش بازدهی کسب و کار خود موفق تر عمل کند. برای دانستن دقیق تر این موضوع می توانید به مقاله مدیریت زمان مراجعه کنید که راهکارهای عملی برای مدیریت زمان به صورت کامل در آن گفته شده است، اگرچه که این موضوع بهتر است توسط یک فرد متخصص و یا بیزینس کوچ نیز رصد وبررسی شود.
تکنیک های مدیریت زمان در کسب و کارها
برون سپاری کنید
یکی از مهم تری تکنیکهای مدیریت زمان که امروزه متاسفانه به آن اهمیت نمیدهند، برون سپاری کارها است. بسیاری از مدیران زمان خود را با انجام کارهایی از دست میدهند که میتوانند به سادگی برون سپاری کنند. این مشکل ممکن است به علت تجربیات خود و یا دیگر مدیران از برون سپاری کارها باشد. شما برای این که برون سپاری صحیح و مناسب داشته باشید نیاز دارید که برخی از نکات را به درستی رعایت کنید.
اولین و مهمترین کار شما این است که سوابق فردی که قرار است کارهای شما را انجام دهد به درستی و به دور از غرض ورزی بررسی کنید. دومین کاری که باید انجام دهید این است که کار شرح وظایف او را به صورت کاملا دقیق به او توضیح دهید و سوالات و ابهامات او را برطرف کنید. سومین کاری کاری که میتوانید برای افزایش کیفیت این برون سپاری انجام دهید، این است که برای اولین بار این موضوع را به صورت مشترک با هم انجام دهید و تمامی مراحل را به صورت دقیق برای او مجدد شرح دهید. شما با این سبک از برون سپاری تقریبا احتمال بروز خطا را نزدیک به صفر میرسانید.
از ابزارهای دیجیتال مدریت زمان استفاده کنید
یکی از مهم ترین کارهایی که میتوانید برای افزایش بازدهی و کسب و کار خود از آن استفاده کنید، این است که برنامه ریزی و تعیین الویتهای خود را به صورت انلاین و با برنامههای یادآور انجام دهید. بزرگترین مزیت استفاده از برنامههای دیجیتال مدیریت زمان این است که، خطاهای انسانی و فراموشی در آنها نزدیک به صفر است و در زمان مقرر به شما یادآوریهای لازم را انجام میدهد. از طرفی به شما کمک میکند مدیریت پروژه خود را به خوبی انجام دهید و به بهترین نحو ممکن آن را رصد کنید. در این بخش به شما 5 نرم افزار مدیریت زمان آنلاین و کاربردی را معرفی می کنیم که بیشترین امتیاز و بالاترین محبوبیت را دربین رقبا خود دارند.
نرم افزار Wunderlist
این نرم افزار به دلیل ویژگیهای فراوانی که دارد در بین مردم از محبوبیت بالایی برخوردار است از مهم ترین این ویژگیهای میتوان به قابلیت استفاده در تلفن همراه، لپ تاپ و تبلت اشاره کرد و از طرفی شما میتوانید با این نرم افزار کاربردی لیست کارهای خودرا با دیگران به اشتراک بگذارید.
از دیگر ویژگیهای این نرم افزار به میتوان به رایگان بودن آن اشاره کرد و شما بدون پرداخت هیچ هزینهای میتوانید از آن استفاده کنید. شما در این نرم افزار میتوانید فایل و مطالب لازم را نیز پیوست کنید که برای شما به عنوان یک مدیر این موضوع می تواند جایگاه ویژه ای داشته باشد.
نرم افزار todolist
این نرم افزار با بیش از 10 میلیون دانلود یکی از جذاب ترین نرم افزارهای مدریت زمان و مدریت پروژه است. از مهم ترین مزایای این نرم افزار میتوان به امکان برقراری ارتباط بین کامپیوتر و موبایل اشاره کرد و از طرفی شما بواسطه داشتن تنها یک خط اینترنت میتوانید بین این دو محیط به سادگی جابهجا شوید.
این نرم افزار قابلیت اولیت بندی بسیار مناسبی دارد و شما میتوانید بواسطه ابزارهای بصری این تغیرات را ایجاد کنید. از دیگر ویژگیهای این نرم افزار جذاب میتوان به ارسال ایمیل در بازههای زمانی مختلف اشاره کرد، که این موضوع به سبب بررسی میزان عملکرد شما و یادآوری وظایف شما می باشد.
این برنامه دارای خدمات رایگان فراوانی است و شما به راحتی می توانید از بیش از 85 درصد امکانات آن به صورت رایگان استفاده کنید.
نرم افزار مدیریت زمان و عملکرد Trello
اگر در این بخش بخواهیم یک برنامه به شما معرفی کنیم که به افزایش بازدهی شما در کسب و کار شما به صورت ویژهای کمک می کند، قطعا برنامه Trello است، چرا که این برنامه دارای محیط های اشتراکی میباشد و شما به سادگی میتوانید با اشتراک گذاری بخشهای مختلف کارهای خود با همکاران و کارمندان خود به صورت لحظهای به بررسی، فرآیند و مسیر انجام کار بپردازید و از طرفی شما میتوانید از جزئی ترین کارها و دستور العملهای انجام شده در راستای پروژه آگاه شوید.
این برنامه به دلیل قابلیتها و وِیژگیهای بسیاری که در بخش طراحی سازمانی دارد در بسیاری از سازمانها جزو پراستفاده ترین نرم افزارها میباشد. همچنین این نرم افزار دارای محیط کاربری ساده و جذاب میباشد که به شما توصیه میکنم حتما یکبار از آن دیدن بفرمایید.
نرم افزار مدیریت پروژه تسکولو
این برنامه یک نرم افزار ایرانی است که بر اساس استاندارهای جهانی طراحی و تولید شده است. شاید در نگاه اول یک نرم افزار مدیریت پروژه ساده باشد، اما زمانی که با بخشهای بیشتر این برنامه آشنا شوید متوجه میشوید که این برنامه یک برنامه مدیریت زمان و مدیریت پروژه است که در افزایش بازدهی شما میتواند به صورت ویژهای موثر باشد.
از جمله مهم ترین ویژگیهای این نرم افزار میتوان به استفاده همزمان تا 10 کاربربه صورت رایگان اشاره کرد و از طرفی برای مدیریت بهتر زمان به شما اجازه برگذاری جلسات آنلاین با محیط کاربری ساده را به شما میدهد.
شما با این نرم افزار کاربردی میتوانید به سادگی فایل مورد نیاز خود را پیوست کنید و در سریعترین زمان ممکن نیز به آنها دسترسی داشته باشید. اما آخرین و مهم ترین ویژگی این نرم افزار کاربردی در این است که شما میتوانید به زمان بندی به انجام رسیدن پروژه دسترسی داشته باشید و گاها با دیگر پروژه های خود نیز به لحاظ زمانی آن ها را مقایسه کنید.
نرم افزار یادداشت برداری One Note
زمانی که ما صحبت از مدیریت زمان می کنیم یکی از مهم ترین موضوعاتی که به آن توجه می کنیم دسترسی سریع به اطلاعات و برنامه ریزی های تدوین شده ما است.
قطعا برای شما هم پیش آمده است که خلاصه یک جلسه مهم را به سادگی پیدا نکردهاید و یا میخواهید بخشی از یک جلسه مهم را به همکاران خود توضیح دهید و باید دوباره به سرفصل
های اون جلسه به صورت سریع دسترسی داشته باشید. این نرم افزار میتواند مانند فرشته نجات شما عمل کند. از مهمترین ویژگیهای این نرم افزار میتوان به قابلیت تشخیص دستخط انگلیسی اشاره کرد، زمانی که شما میخواهید از برخی از جلسات مهم خود به صورت خصوصی یادداشت برداری کنید، این برنامه به شما کمک ویژهای خواهد کرد. شما در این نرم افزار جذاب میتوانید هربخش از صفحه نمایش خود که حاوی اطلاعات مهمی است را دراین نرم افزار ذخیره کنید و با دسته بندی آن در کوتاه ترین زمان ممکن به آن دسترسی داشته باشید.
ما دراین بخش به شما 5 ابزار کاربردی و مهم را معرفی کردیم، در صورتی که شما حتی از یکی از این ابزارها به صورت دقیق و صحیح به صورت روزانه استفاده کنید بیش از 30 درصد در زمان روزانه خود صرفه جویی انجام دادهاید، شما باید بتوانید با توجه به نیاز خود ابزار مورد نظر خود را انتخاب کنید. به یاد داشته باشید در جوامع به روز مهم سخت کارکردن نیست، بلکه مهم هوشمندانه کار کردن است. و از مهم ترین اصل هوشمندانه کار کردن میتوان به مدیریت زمان و افزایش عملکرد اشاره کرد که ما در این مقاله به صورت جدی به آن میپردازیم. همچنین شما میتوانید برای جلسات خود و صرفهجویی در زمان از جلسات آنلاین استفاده کنید، برای این منظور میتوانید از دوره آموزشی « آموزش وبینار » در سایت برترآموز استفاده کنید.
روی کار خود متمرکز شوید و نیروی فعال استخدام کنید.
یکی از بزرگترین چالشهایی که در کسب و کارهای کوچک و متوسط مشاهده میکنیم و یا گاها این موضوع را در استارتاپها نیز به وفور مشاهده میکنید این است که شما در بخش مدیران ارشد و مدیران میانی دارای توانمندیهای قابل ملاحظهای میباشید اما در بخش کارمندان میانی و کارمندان اجرایی قدرت بالایی ندارید.
شما برای این که بتوانید در کسب و کار خود مدیریت زمان بهینه داشته باشید، باید بتوانید یک سیستم پویا طراحی کنید. در یک سیستم پویا با توجه به میزان کاری که هر لحظه در سیستم تعریف میشود میزان فعالیت و زمان انجام هر واحد نیز تعریف میشود، در صورتی که نیروی کار شما در مراحل ابتدایی کار که مراحل اجرایی کار میباشد به درستی خدمات و وظایف خود را اجرا نکند باعث آسیب زدن به کل مجموعه و سیستم میشود.
از این رو یکی از مهم تری پارامترهایی که ما در طراحی و آموزش مدیریت زمان درکسب و کارها به آن اشاره میکنیم. وجود نیروی کار خبره و ماهر است. برای این موضوع شما باید به صورت ویژهای روی واحد جذب نیروی انسانی خود نظارت داشته باشید. به یاد داشته باشید مهم نیست مجموعه شما چند نفره است، مهم این است که چه کیفیتی به لحاظ نیروی انسانی در سیستم شما وجود دارد. هرچه نیروی انسانی شما قویتر باشد، مجموعه شما چابک تر است و از طرفی به شما کمک میکند که مدیریت منابع بهتری داشته باشید وسریعتر نیز رشد کنید.
اهداف مدیریت زمان در کسب و کار چیست؟
زمانی که ما صحبت از مدیریت زمان در کسب و کار میکنیم، باید به این نکته توجه داشته باشیم که هدف ما چیست؟ زمانی که شما هدف خود را از مدیریت زمان ندانید، قطعا نمیتوانید به خوبی به آن پایبند باشید. زمانی که شما دلیل انجام کاری را ندانید، آن را که وظیفه تحمیلی به خود میدانید که تمایلی به انجام آن خواهید داشت. ما در این بخش قرار است به بررسی این نکته بپردازیم که اهداف مدیریت زمان در کسب و کار چیست و چگونه آن را برنامه ریزی کنیم؟
زمان یکی از 3 منبع اصلی شما در کسب و کار است
همانطور که شما میدانید، در هر کسب و کار ما 3 منبع اصلی خواهیم داشت. اولین و مهمترین منبع ما در کسب و کار پول است. ممکن است که شما فکر کنید که مهمترین منبع شما زمان است. اما شما اشتباه میکنید، چرا که مهمترین منابع شما در هر کسب و کار پول است، چرا که شما بواسطه پول میتوانید زمان بخرید و مدت زمان انجام کارها را به صورت قابل توجهای کوتاه کنید.
اما همهی کسب و کارها اینقدر خوش شانس نیستند که منابع مالی فراوان داشته باشند. در این زمان شما باید تمام تلاش خود را به کار گیرید، از زمان و تخصص خود به صورت مکمل استفاده کنید و ضعف مالی خود را پوشش دهید. یکی از مهمترین اهداف مدیریت زمان در کسب و کار دقیقا بهینه سازی منابع مالی شما است. در قدم بعدی مدیریت زمان در کسب و کار به شما کمک میکند که سومین منبع خود را نیز به درستی مصرف کنید. سومین منبع شما برای یک کسب و کار انرژی است.
اگر شما یک مدیریت زمان ابتدایی داشته باشید، به طور متوسط 15 تا 35 درصد در انرژی خود صرفه جویی میکنید. در نتیجه اگر شما به دنبال استراحت بیشتر و تایم آزاد برای خود و یا خانواده خود میباشید، باید مدیریت زمان داشته باشید.
زمان یک کاتالیزور پیشرفت است!
به صورت کلی شما برای اینکه بتوانید در فضای کسب و کار خود رشد کنید و توسعه پایدار داشته باشید. در گام اول باید تمام تلاش خود را به کار بگیرید، زمینه یک توسعه پایدار را داشته باشید. مدیریت زمان در کسب و کار همان زمینه رشد شما میباشد. بهتر است که این نکته را با ذکر یک مثال اندکی ساده کنیم. فرض کنید که شما قصد رانندگی در یک مسیر 15 کیلومتری را دارید. شما 3 مسیر برای رسیدن به مقصد خواهید داشت. مسیر اول شما به صورت آسفالت شده و مستقیم است.
مسیر دوم شما به صورت آسفالت شده و با اندکی دست انداز میباشد. مسیر سوم شما یک مسیر خاکی و مستقیم است. قطعا شما مسیر اول را انتخاب میکنید. چرا که شما بواسطه مسیر اول میتوانید سادهتر و سریعتر به مقصد خود برسید. دقیقا مدیریت زمان در کسب و کار شما نیز به همین صورت عمل میکند. او با کمک به مسیر رشد شما، باعث میشود که رشد خود را به صورت سریع و با کمترین اصطکاک طی کنید.
از شر جلسات بیهوده راحت میشوید
اگر شما اندک تجربه کاری داشته باشید، متوجه خواهید شد که همیشه در محل کار شما جلساتی متفاوتی برگذار میشود. جلساتی که دستور کار مشخصی ندارند و صرفا یک دورهمی و یا گپ و گفت بی نتیجه میباشند. شما بواسطه مدیریت زمان در کسب و کار خود به صورت قاطع از شر این موضوع راحت خواهید بود. چرا که کسی نمیتواند بدون هماهنگی با شما و یا بدون داشتن اولویت قابل بررسی با شما ارتباط برقرار کند. البته باید به این نکته نیز اشاره کنیم که این شما هستید که تعیین اولویت میکنید، نه دیگران.
سخن پایانی
ما در این مقاله سعی کردیم شما را با اهمیت مدیریت زمان در کسب وکار بیشتر از قبل آشنا کنیم و به شما راهکارهای عملی به جهت افزایش بازدهی در کسب وکار خودتان نیز آموزش بدهیم.
امروزه شما برای پیشرفت کردن نیاز دارید که بتوانید از محدودترین و مساویترین منبع بشر که زمان میباشد به درستی استفاده کنید. شما میتوانید برای مدیریت بهتر زمان خود سعی کنید این توصیههای ساده را در زندگی خود به صورت جدی پیاده کنید و از آثار آن لذت ببرید:
- مرتب باشید.
- دسته بندی داشته باشید.
- هر شب لیست کارهای روز بعد را مشخص کنید.
- سعی کنید از زمان های مرده خود بهتر استفاده کنید.
- احساساتتان را مدیریت کنید.
- خودتان مدیر خود باشید.(منظور داشتن سیستم خود مدیریتی است)
- سعی کنید با کارهای غیرضروری روز خود را پر نکنید.
- استفاده از شبکه های اجتماعی را مدیریت کنید.
به یاد داشته باشید در صورتی که شما در زندگی شخصی خود، مدیریت زمان و انرژی درست و مناسبی نداشته باشید نمیتوانید انتظار داشته باشید که در کسب کار شما تغیرات شگرفی ایجاد شود. مهارت مدیریت زمان باید از زندگی شخصی شما آغاز شود و به کسب و کار و دیگر فعالیت های شما تسری پیدا کند. خوشحال خواهیم شد نظرات خود را از طریق کامنتها با ما به اشتراک بگذارید و چنانچه سوالی درباره مقاله نوشته شده دارید از طریق کامنتها بپرسید تا در سریع ترین زمان ممکن پاسخگوی آن باشیم.
نویسنده :
جواد فرازمند
نظرات کاربران