مدیریت زمان در کسب و کار

مدیریت زمان در کسب و کار چیست؟ راه های افزایش بازدهی در کسب و کار

1401/05/15

امروزه کسب و کارهای کوچک، برای رشد کردن و توسعه یافتن به سرمایه، تجربه، نیروی متخصص، تبلیغات و… نیاز دارند. زمانی که شما بررسی می‌کنید در کسب و کارهای کوچک و متوسط بیشترین موضوعی که همیشه به آن بی­توجهی می­شود مدیریت زمان است. به همین علت امروز می‌خواهیم در سایت برترآموز به بررسی مدیریت زمان در کسب و کار و راه های افزایش بازدهی در کسب و کار بپردازیم.

استراتژیست­ها زمانی که منابع یک کسب و کار را نام می­برند به زمان، انرژی و سرمایه اشاره میکنند. این موضوع امروزه از چشم صاحبین کسب و کارها متاسفانه پنهان مانده است. اگر به کشورهای پیشرفته نگاهی داشته باشیم متوجه میشویم روی این موضوع به صورت جدی سرمایه گذاری صورت گرفته است. ما در طول این مقاله به بررسی تاریخچه مدیریت زمان و علل نیاز به آن میپردازیم و به شما راه های عملی و مرسوم مناسبی را آموزش میدهیم.

به یاد داشته باشید معمولا درکسب و کارهای کوچک و متوسط میزان منابع مالی ما محدود است و از طرف دیگر میزان منابع ما در بخش انرژی و زمان بسیار بیشتر است؛ اما متاسفانه ما به درستی از منابع خود استفاده نمی­کنیم. این موضوع به دلیل نبود منابع کافی در این زمینه نیست بلکه به این دلیل است که ما برای یادگیری آن زمان صرف نکرده­ایم و به صورت چند برابری هزینه این عدم آگاهی خود را پرداخت می­کنیم.

آیا تا به حال به این موضوع دقت کرده­اید چرا کسانی که دو شغله و یا چند شغله هستند نسبت به کسانی که تک شغله هستند گاها منظم تر و دقیق تر هستند و به نوعی می­توان گفت زمان کم نمی­آورند؟ آیا به این موضوع دقت کرده­اید چرا در برخی از کسب و کارهای کوچک و متوسط که رغیب‌های فراوان نیز وجود دارند، چرا تا این میزان رشد به صورت سریع و تساعدی اتفاق می­افتد؟ آیا تا به حال به این موضوع فکر کرده­اید چگونه برخی از افراد هم به ورزش روزانه خود میرسند وهم به مطالعه طبق برنامه ریزی خود میرسند، هم به تجارت و بیزینس خود میرسند!

آیا با مفاهیم برون سپاری آشنایی دارید؟ آیا راجب ابزار های مدیریت زمان اطلاعاتی دارید؟  آیا راجب ابزارهای مدیریت زمان دیجیتال آگاهی دارید؟ برای یافتن پاسخ این سوالات تا پایان این مقاله با ما همراه باشید و سعی کنید از نکات مهم این مقاله نت برداری کنید و آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید تا آن‌ها نیز هرچه بیشتر به این نکات مهم دست پیدا کنند.

تاریخچه مدیریت زمان

اگر بخواهیم به تاریخچه مدیریت زمان اشاره کنیم، باید به تاریخ زیست بشر در کره زمین اشاره کنیم اما به یاد داشته باشید که ما به دنبال تاریخچه مدیریت زمان در کسب و کارها می‌باشیم. زمانی که انقلاب صنعتی اروپا شکل گرفت، کارخانه داران و مدیران به این موضوع پی بردند که کار به صورت انفرادی و یا مجموعه‌های کوچک با کار کردن به صورت گروهی در غالب صنعتی تفاوت‌های بسیاری با یک دیگر دارد.

مهم ترین تفاوت در این سبک از کارکردن، در سیستم سازی و مدیریت زمان است. بله درست متوجه شدید مدیریت زمان؛ شما اگر یگ سیستم فوق العاده دقیق و منظم هم داشته باشید ولی مدیریت زمان مناسب نداشته باشید نمی­توانید به درستی از کسب و کار خود بهره ببرید. به نوعی می­توان گفت شما به دلیل عدم شناسایی زمان فرآیند خود به صورت دقیق دچار هزینه پنهان در کسب و کار خود شده­اید و این هزینه در بلند مدت می­تواند باعث آسیب جدی به کسب و کار شما شود.

مدیریت زمان در کسب و کار چیست؟

اگر بخواهیم به راجب اهمیت این موضوع برای شما بیشتر توضیح بدهیم بنجامین فرانکلین سیاستمدار، مخترع و دانشمند آمریکایی زمان را برابر با پول می داند و معتقد بود کسی می‌تواند ثروتمند شود که بتواند زمان خود را درست مدیریت کند، اگر شما نتوانید از زمان خود به درستی بهره ببرید از پول خود نیز نمی­توانید بهر لازم را ببرید. در واقع برای اینکه کسی موفق باشد باید مهارت های مدیریت زمان را به درستی بداند تا بتواند بهترین نتیجه را بگیرد.

با گذشت زمان استراتژیست­ها و محقیقن این حوزه دریافتند که مدیریت زمان با افزایش بازدهی به صورت مستقیم رابطه دارد و باید به صورت همزمان روی این موضوع نیز تمرکز کنند و تمام سعی خود را به کار گرفتند که این دو موضوع را به صورت مکمل با یک دیگر رشد دهند. بعدها بواسطه پیشرفت علم در این حوزه و افزایش دانش و تسلط دانش پژوهان این حوزه، به این نتیجه رسیدند که برای مدیریت زمان و افزایش بازدهی، می­توان این دو را تحت عنوان شاخه ای مجزا به نام افزایش عملکرد تعریف کرد و امروزه در کشورهای پیشرفته و به روز دیگر به جای صرف انرژی روی مدریت زمان، روی افزایش عملکرد تمرکز می­کنند.

مدیریت زمان در کسب و کار چیست؟

با توجه به تعاریف و نکات بیان شده شما به تعریف درستی از مدیریت زمان رسیدید اما چگونه می­توانیم این موضوع را در کسب و کار خود استفاده کنیم. مدیریت زمان در کسب وکار به معنی انجام تمام کارها به موقع با بالاترین کیفیت، پایین ترین هزینه، کمترین استرس، بیشترین بازدهی و پایین ترین فشار ذهنی است.

بهتر است با ذکر مثالی این بخش را شروع کنیم. فرض کنید شخصی که به عنوان مذاکره کننده ارشد در یک شرکت مشغول به کار است باید برای یک سفر کاری به ترکیه سفر کند. این سفر از مدت 3 ماه قبل به او پیشنهاد شده است. با توجه به این که این فرد با زبان ترکی آشنا است به او پیشنهاد شده است که از مترجم استفاده نکند و به صورت مستقیم به مذاکره مشغول شود. شخص در مدت این سه ماه باید علاوه بر کار کردن بر روی پروسه مذاکره، روی زبان ترکی خود نیز کار کند، این شخص از  دوره « آموزش زبان ترکی  » برترآموز استفاده می­کند و این دوره را خریداری کرده است. قطعا شما هم میدانید که خرید یک دوره آموزشی صرفا به شما کمکی نخواهد کرد و مهم سبک استفاده شما است.

تکنیک های مدیریت زمان در کسب و کار

با توجه به این که، این فرد از زبان ترکی آگاه است، بهتر است یادآوری مفاهیم پایه را درمدت زمان مرده خود انجام دهد، برای مثال مدت زمانی که او صرف رسیدن از خانه به محل کار می­کند می­تواند زمان مناسبی برای یادآوری این مفاهیم باشد. برای مباحث تخصصی نیز زمان جداگانه­ای برنامه ریزی کند و به  یادگیری بپردازد. دقت کنید در این مثال ما بخشی از کار خود را با توجه به آگاهی خود به زمان سوخته و مرده خود منتقل کردیم. مدیریت زمان در کسب و کارها به شدت امری شخصی است و از فردی به فرد دیگر کاملا متفاوت است. به عبارت دیگر مدیریت زمان در هر کسب و کاری با توجه به توانایی‌های صاحب کسب و کار تعریف می­شود. پس اولین گام در مدیریت زمان در کسب و کارها بدست آوردن توانایی­های دقیق شخص است.

هر مدیر کسب و کار باید بتواند، توانایی‌های موردنظر برای کسب و کار خود ارتقا دهد تا بحث مدیریت زمان و افزایش بازدهی کسب و کار خود موفق تر عمل کند. برای دانستن دقیق تر این موضوع می توانید به مقاله مدیریت زمان مراجعه کنید که راهکارهای عملی برای مدیریت زمان به صورت کامل در آن گفته شده است، اگرچه که این موضوع بهتر است توسط یک فرد متخصص و یا بیزینس کوچ نیز رصد وبررسی شود.

تکنیک های مدیریت زمان در کسب و کارها

  1. برون سپاری کنید

یکی از مهم تری تکنیک­های مدیریت زمان که امروزه متاسفانه به آن اهمیت نمی­دهند، برون سپاری کارها است. بسیاری از مدیران زمان خود را با انجام کارهایی از دست میدهند که می‌توانند به سادگی برون سپاری کنند. این مشکل ممکن است به علت تجربیات خود و یا دیگر مدیران از برون سپاری کارها باشد. شما برای این که برون سپاری صحیح و مناسب داشته باشید نیاز دارید که برخی از نکات را به درستی رعایت کنید.

اولین و مهم­ترین کار شما این است که سوابق فردی که قرار است کارهای شما را انجام دهد به درستی و به دور از غرض ورزی بررسی کنید. دومین کاری که باید انجام دهید این است که کار شرح وظایف او را به صورت کاملا دقیق به او توضیح دهید و سوالات و ابهامات او را برطرف کنید. سومین کاری کاری که می­توانید برای افزایش کیفیت این برون سپاری انجام دهید، این است که برای اولین بار این موضوع را به صورت مشترک با هم انجام دهید و تمامی مراحل را به صورت دقیق برای او مجدد شرح دهید. شما با این سبک از برون سپاری تقریبا احتمال بروز خطا را نزدیک به صفر میرسانید.

  1. از ابزارهای دیجیتال مدریت زمان استفاده کنید

یکی از مهم ترین کارهایی که می­توانید برای افزایش بازدهی و کسب و کار خود از آن استفاده کنید، این است که برنامه ریزی و تعیین الویت­های خود را به صورت انلاین و با برنامه­های یادآور انجام دهید. بزرگترین مزیت  استفاده از برنامه­های دیجیتال مدیریت زمان این است که، خطاهای انسانی و فراموشی در آن‌ها نزدیک به صفر است و در زمان مقرر به شما یادآوری‌های لازم را انجام می­دهد. از طرفی به شما کمک می­کند مدیریت پروژه خود را به خوبی انجام دهید و به بهترین نحو ممکن آن را رصد کنید. در این بخش به شما 5 نرم افزار مدیریت زمان آنلاین و کاربردی را معرفی می کنیم که بیشترین امتیاز و بالاترین محبوبیت را دربین رقبا خود دارند.

  1. نرم افزار Wunderlist

    این نرم افزار به دلیل ویژگی‌های فراوانی که دارد در بین مردم از محبوبیت بالایی برخوردار است از مهم ترین این ویژگی‌های می­توان به قابلیت استفاده در تلفن همراه، لپ تاپ و تبلت اشاره کرد و از طرفی شما می‌توانید با این نرم افزار کاربردی لیست کارهای خودرا با دیگران به اشتراک بگذارید.

از دیگر ویژگی‌های این نرم افزار به می‌توان به رایگان بودن آن اشاره کرد و شما بدون پرداخت هیچ هزینه‌ای می­توانید از آن استفاده کنید. شما در این نرم افزار می‌توانید فایل و مطالب لازم را نیز پیوست کنید که برای شما به عنوان یک مدیر این موضوع می تواند جایگاه ویژه ای داشته باشد.

نرم افزار wundesrt

  1. نرم افزار todolist

این نرم افزار با بیش از 10 میلیون دانلود یکی از جذاب ترین نرم افزارهای مدریت زمان و مدریت پروژه است. از مهم ترین مزایای این نرم افزار می­توان به امکان برقراری ارتباط بین کامپیوتر و موبایل اشاره کرد و از طرفی شما بواسطه داشتن تنها یک خط  اینترنت می­توانید بین این دو محیط به سادگی جابه­جا شوید.

این نرم افزار قابلیت اولیت بندی بسیار مناسبی دارد و شما میتوانید بواسطه ابزارهای بصری این تغیرات را ایجاد کنید. از دیگر ویژگی‌های این نرم افزار جذاب می­­توان به ارسال ایمیل در بازه‌های زمانی مختلف اشاره کرد، که این موضوع به سبب بررسی میزان عملکرد شما و یادآوری وظایف شما می باشد.

این برنامه دارای خدمات رایگان فراوانی است و شما به راحتی می توانید از بیش از 85 درصد امکانات آن به صورت رایگان  استفاده کنید.

  1. نرم افزار مدیریت زمان و عملکرد Trello

اگر در این بخش بخواهیم یک برنامه به شما معرفی کنیم که به افزایش بازدهی شما در کسب و کار شما به صورت ویژه­ای کمک می کند، قطعا برنامه Trello  است، چرا که این برنامه دارای محیط های اشتراکی می­باشد و شما به سادگی می­توانید با اشتراک گذاری بخش‌های مختلف کارهای خود با همکاران و کارمندان خود به صورت لحظه‌ای به بررسی، فرآیند و مسیر انجام کار بپردازید و از طرفی شما می‌توانید از جزئی ترین کارها و دستور العمل­های انجام شده در راستای پروژه آگاه شوید.

این برنامه به دلیل قابلیت­ها و وِیژگی­های بسیاری که در بخش طراحی  سازمانی دارد در بسیاری از سازمان‌ها جزو پراستفاده ترین نرم افزارها می­باشد. همچنین این نرم افزار دارای محیط کاربری ساده و جذاب می­باشد که به شما توصیه می­کنم حتما یکبار از آن دیدن بفرمایید.

راه های راندمان مدیریت زمان

  1. نرم افزار مدیریت پروژه تسکولو

این برنامه یک نرم افزار ایرانی است که بر اساس استاندارهای جهانی طراحی و تولید شده است. شاید در نگاه اول یک نرم افزار مدیریت پروژه ساده باشد، اما زمانی که با بخش‌های بیشتر این برنامه آشنا شوید متوجه می­شوید که این برنامه یک برنامه مدیریت زمان و مدیریت پروژه است که در افزایش بازدهی شما می‌تواند به صورت ویژه‌ای موثر باشد.
از جمله مهم ترین ویژگی‌های این نرم افزار می­توان به استفاده همزمان تا 10 کاربربه صورت رایگان اشاره کرد و از طرفی برای مدیریت بهتر زمان به شما اجازه برگذاری جلسات آنلاین با محیط کاربری ساده را به شما میدهد.

شما با این نرم افزار کاربردی می­­توانید به سادگی فایل مورد نیاز خود را پیوست کنید و در سریع­ترین زمان ممکن نیز به آن‌ها دسترسی داشته باشید. اما آخرین و مهم ترین ویژگی این نرم افزار کاربردی در این است که شما می­توانید به زمان بندی به انجام رسیدن پروژه دسترسی داشته باشید و گاها با دیگر پروژه های خود نیز به لحاظ زمانی آن ها را مقایسه کنید.

  1. نرم افزار یادداشت برداری One Note

زمانی که ما صحبت از مدیریت زمان می کنیم یکی از مهم ترین موضوعاتی که به آن توجه می کنیم دسترسی سریع به اطلاعات و برنامه ریزی های تدوین شده ما است.

قطعا برای شما هم پیش آمده است که خلاصه یک جلسه مهم را به سادگی پیدا نکرده­اید و یا می­خواهید بخشی از یک جلسه مهم را به همکاران خود توضیح دهید و باید دوباره به سرفصل
های اون جلسه به صورت سریع دسترسی داشته باشید. این نرم افزار می­تواند مانند فرشته نجات شما عمل کند. از مهم­ترین ویژگی‌های این نرم افزار می­توان به قابلیت تشخیص دستخط انگلیسی اشاره کرد، زمانی که شما میخواهید از برخی از جلسات مهم خود به صورت خصوصی یادداشت برداری کنید، این برنامه به شما کمک ویژه‌ای خواهد کرد. شما در این نرم افزار جذاب می­توانید هربخش از صفحه نمایش خود که حاوی اطلاعات مهمی است را دراین نرم افزار ذخیره کنید و با دسته بندی آن در کوتاه ترین زمان ممکن به آن دسترسی داشته باشید.

نرم افزار one note

ما دراین بخش به شما 5 ابزار کاربردی و مهم را معرفی کردیم، در صورتی که شما حتی از یکی از این ابزارها به صورت دقیق و صحیح به صورت روزانه استفاده کنید بیش از 30 درصد در زمان روزانه خود صرفه جویی انجام داده‌اید، شما باید بتوانید با توجه به نیاز خود ابزار مورد نظر خود را انتخاب کنید. به یاد داشته باشید در جوامع به روز مهم سخت کارکردن نیست، بلکه مهم هوشمندانه کار کردن است. و از مهم ترین اصل هوشمندانه کار کردن می‌توان به مدیریت زمان و افزایش عملکرد اشاره کرد که ما در این مقاله به صورت جدی به آن میپردازیم. همچنین شما می­توانید برای جلسات خود و صرفه­جویی در زمان از جلسات آنلاین استفاده کنید، برای این منظور می­توانید از دوره آموزشی « آموزش وبینار » در سایت برترآموز استفاده کنید.

  1. روی کار خود متمرکز شوید و نیروی فعال استخدام کنید.

یکی از بزرگترین چالش­هایی که در کسب و کارهای کوچک و متوسط مشاهده می­کنیم و یا گاها این موضوع را در استارتاپ‌ها نیز به وفور مشاهده می­کنید این است که شما در بخش مدیران ارشد و مدیران میانی دارای توانمندی‌های قابل ملاحظه­ای می‌باشید اما در بخش کارمندان میانی و کارمندان اجرایی قدرت بالایی ندارید.

شما برای این که بتوانید در کسب و کار خود مدیریت زمان بهینه داشته باشید، باید بتوانید یک سیستم پویا طراحی کنید. در یک سیستم پویا با توجه به میزان کاری که هر لحظه در سیستم تعریف می­شود میزان فعالیت و زمان انجام هر واحد نیز تعریف می‌شود، در صورتی که نیروی کار شما در مراحل ابتدایی کار که مراحل اجرایی کار می­باشد به درستی خدمات و وظایف خود را اجرا نکند باعث آسیب زدن به کل مجموعه و سیستم می‌شود.

از این رو یکی از مهم تری پارامترهایی که ما در طراحی و آموزش مدیریت زمان درکسب و کارها به آن اشاره میکنیم. وجود نیروی کار خبره و ماهر است. برای این موضوع شما باید به صورت ویژه‌ای روی واحد جذب نیروی انسانی خود نظارت داشته باشید. به یاد داشته باشید مهم نیست مجموعه شما چند نفره است، مهم این است که چه کیفیتی به لحاظ نیروی انسانی در سیستم شما وجود دارد. هرچه نیروی انسانی شما قوی­تر باشد، مجموعه شما چابک تر است و از طرفی به شما کمک می­کند که مدیریت منابع بهتری داشته باشید وسریع­تر نیز رشد کنید.

سخن پایانی

ما در این مقاله سعی کردیم شما را با اهمیت مدیریت زمان در کسب وکار بیشتر از قبل آشنا کنیم و به شما راهکارهای عملی به جهت افزایش بازدهی در کسب وکار خودتان نیز آموزش بدهیم.

امروزه شما برای پیشرفت کردن نیاز دارید که بتوانید از محدودترین و مساوی­ترین منبع بشر که زمان می­باشد به درستی استفاده کنید. شما می‌توانید برای مدیریت بهتر زمان خود سعی کنید این توصیه‎های ساده را در زندگی خود به صورت جدی پیاده کنید و از آثار آن لذت ببرید:

  1. مرتب باشید.
  2. دسته بندی داشته باشید.
  3. هر شب لیست کارهای روز بعد را مشخص کنید.
  4. سعی کنید از زمان های مرده خود بهتر استفاده کنید.
  5. احساساتتان را مدیریت کنید.
  6. خودتان مدیر خود باشید.(منظور داشتن سیستم خود مدیریتی است)
  7. سعی کنید با کارهای غیرضروری روز خود را پر نکنید.
  8. استفاده از شبکه های اجتماعی را مدیریت کنید.

به یاد داشته باشید در صورتی که شما در زندگی شخصی خود، مدیریت زمان و انرژی درست و مناسبی نداشته باشید نمی­توانید انتظار داشته باشید که در کسب کار شما تغیرات شگرفی ایجاد شود. مهارت مدیریت زمان باید از زندگی شخصی شما آغاز شود و به کسب و کار و دیگر فعالیت های شما تسری پیدا کند. خوشحال خواهیم شد نظرات خود را از طریق کامنت‌ها با ما به اشتراک بگذارید و چنانچه سوالی درباره مقاله نوشته شده دارید از طریق کامنت‌ها بپرسید تا در سریع ترین زمان ممکن پاسخگوی آن باشیم.

 

نویسنده : جواد فرازمند

نظرات کاربران

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.