بهترین ابزارهای مدیریت پروژه چیست؟ « مناسب برای پروژه‌های سئو »

امروزه انجام پروژه‌های دورکاری بدون ابزارهای مدیریت پروژه کاری سخت و مشکل خواهد بود.

با مطالعه این مقاله می‌توانید به صورت کامل و جامع در مورد بهترین ابزارهای مدیریت پروژه اطلاعات مناسبی کسب کنید.

سلام بر دنبال کنندگان سایت برترآموز، ما اومدیم با یک مقاله بسیار جذاب و کاربردی در حوزه سئو و مدیریت پروژه‌های سئو. معمولا سئوکاران در یک تایم زمانی واحد چندین پروژه به صورت همزمان قبول می‌کنند و با تیم سازی خود هر پروژه را مدیریت می‌کنند. در دوره آموزش سئو در مورد تکنیک‌های مدیریت بهتر پروژه‌ها صحبت کردیم. در این بخش نیز قصد داریم به صورت کلی در مورد بهترین ابزارهای مدیریت پروژه مدیریت صحبت کنیم. نکات مطرح شده در این بخش می‌تواند به صورت کامل و جامع روی عملکرد و کیفیت انجام پروژه‌های شما تاثیر بگذارد. اما قبل از این موضوع باید به چند نکته بسیار مهم اشاره نماییم.

اولین و مهمترین نکته‌ای که باید به آن توجه نمایید، بررسی ظرفیت‌ها و زیرساخت‌های شما می‌باشد. هیچ ابزار مدیریت پروژه‌ای نمی‌تواند ظرفیت شما را به صورت غیر اصولی افزایش دهد. به عنوان مثال اگر قرار است که یک سایت در حوزه آموزش وردپرس نیز سئو کنید، برای این منظور تیم کافی ندارید، قبول پروژه صرفا به امید مدیریت بهتر زمان اشتباه است. معمولا یک تیم 4 نفره سئو می‌تواند دو تا سه پروژه به صورت همزمان قبول کند. در صورتی که بخواهد بیش از این پروژه قبل کند، نیاز است که اعضاء تیم خود را گسترش دهد. به همین دلیل است که شما باید به عنوان یک سئو کار حتما روی توانایی خود تمرکز کافی انجام دهید و سپس با توجه به نیاز خود از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده نمایید.

نکته بعدی که قبل از انجام پروژه باید به آن فکر کنید، این است که نیروی شما تا چه اندازه با استفاده از این ابزار راحت است. زمانی که نیروی شما نتواند ارتباط مناسبی با ابزارهای مدیریت پروژه برقرار کند، پروژه شما با چالش مواجه خواهد شد. به همین دلیل است که شما باید تمام تلاش خود را به کار گیرید تا این موضوع را مدیریت نمایید.

برای انتخاب ابزارهای مدیریت پروژه به چه نکاتی باید توجه کرد؟

در بخش‌های بعدی به شما ابزارهای مدیریت پروژه را معرفی خواهیم کرد. به همین دلیل لازم است که قبل از آن با چگونگی بررسی آن ها آشنا شوید. تمامی ابزارهای معرفی شده در این مقاله را قطعا به عنوان بهترین‌ها می‌شناسند. اما لازم است که شما هر یک را با توجه به نیاز خود بررسی کنید و سپس تصمیم گیری کنید که آیا این ابزار برای شما مناسب است و یا خیر. با این حال اگر در مورد هر یک از نکات مطرح شده سوال و یا چالشی داشتید، می‌توانید از طریق بخش کامنت‌های این مقاله آن را با ما مطرح کنید. در این صورت همکاران ما پاسخ آن را در کوتاهترین زمان ممکن برای شما عزیزان ثبت خواهند کرد.

1.    قابلیت شخصی سازی

اولین و مهمترین چیزی که در بررسی بهترین ابزارهای مدیریت پروژه باید مورد توجه قرار دهید، قابلیت شخصی سازی می‌باشد. هر یک از ابزار معرفی شده در این بخش می‌تواند با توجه به نیاز شما شخصی سازی شود. اما نکته بسیار مهم آن در این است که تا چه اندازه می‌توان آن را شخصی سازی کرد. در برخی مواقع شما صرفا می‌توانید رنگ پشت صفحه خود را تغییر دهید. اما در برخی مواقع می‌توانید هر Task را با توجه به نیاز خود شخصی سازی کنید.

به همین دلیل است که شما باید ابزارهای مدیریت پروژه  را بر اساس قابلیت‌هایی که به شما می‌دهد، مورد بررسی قرار دهید. از طرفی این قابلیت شخصی برای دنبال کنندگان شما نیز باید قابلیت اجرا داشته باشد. به همین دلیل است که شما باید از اعضاء تیم خود نیز بخواهید که هر ابزار را بر اساس نیاز خود شخصی سازی کند و به شما اطلاع دهد.

نکته بعید که در موضوع شخصی سازی ابزارهای مدیریت پروژه باید به آن توجه نمایید، قابلیت انعطاف پذیری هر ابزار می‌باشد. زمانی که قرار است شما هر وظیفه را به صورت مستقل در این برنامه‌ها تعریف کنید، قابلیت انعطاف پذیری آن نیز برای شما قابل بررسی خواهد شد. فرض کنید که قرار است که یک سایت « آموزش فتوشاپ » را سئو کنید. در این صورت لازم است که هر شخص وظیفه خود را به صورت مشخص بداند و از طرفی تایم لاین آن را نیز بتواند تنظیم کند. چرا که تنظیم تایم لاین و عمل به آن در هر تیم متفاوت است. زمانی که قابلیت شخصی وجود نداشته باشد، چنین چیزی هم وجود نخواهد داشت.

2.    آپدیت پیوسته و پویایی نرم افزار مدیریت پروژه

یکی از مهمترین موضوعاتی که در زمان انتخاب بهترین ابزارهای مدیریت پروژه باید به آن توجه نمایید، سرعت به روز رسانی نرم افزار می‌باشد. همانطور که می‌دانید مشاغل مربوط به حوزه تکنولوژی معمولا سرعت آپدیت بسیار بالایی دارند. به همین دلیل لازم است که محیطی که آن ها نیز در آن کار می‌کنند، سرعت آپدیت و بهینه سازی بسیار بالایی داشته باشد. از طرفی شما باید این موضوع را بررسی کنید که این آپدیت پیوسته و پویایی تا چه اندازه می‌تواند برای شما کاربردی باشد. سعی کنید چند آپدیت قبلی ابزارهای مدیریت پروژه را بررسی کنید. سپس ببینید که هر یک از این آپدیت ابزارها تا چه اندازه برای شما کاربردی می‌باشند. در این صورت می‌توانید به آن نرم افزار به عنوان یک ابزار دائمی در کسب و کار خود نگاه کنید.

3.    رابط کاربری جذاب

معمولا رابط کاربری از نظر افراد مختلف تعاریف مختلفی نیز دارد. از نظر یک شخص رابط کاربری پیچیده می‌تواند یک گزینه ایده‎‌آل باشد. اما از نظر برخی افراد دیگر ممکن است که رابط کاربری ساده یک گزینه جذاب باشد. به همین دلیل است که در بررسی ابزارهای مدیریت پروژه باید این موضوع را شما و تیم شما به صورت کامل مورد بررسی قرار دهد.

چرا که اگر شما با رابط کاربری یک نرم افزار احساس خوبی نداشته باشید، به جرات می‌توان گفت که نتیجه نهایی شما نیز مناسب نخواهد بود.  معمولا افراد زمانی که از یک وسیله رابط کاربری خوبی تجربه نکنند، برای کار کردن با آن نیز همواره چالش دارند. به همین دلیل است که شما باید تمام تلاش خود را به کار گیرید تا با یک برنامه ریزی مناسب، نظر تمام اعضای تیم خود را در این رابط استخراج کنید تا بتوانید به یک جمع بندی مناسب دست پیدا کنید.

بررسی بهترین ابزارهای مدیریت پروژه از نگاه کاربران

ابزارهای مدیریت پروژه بسیار زیاد می‌باشند، به همین دلیل قصد داریم در این بخش به صورت ویژه به بررسی چند ابزار مدیریت پروژه محبوب از نگاه کاربران نیم نگاهی داشته باشیم. در صورتی که شما نیز از یک ابزار ویژه مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، آن را در بخش کامنت‎‌های این مقاله با ما به اشتراک بگذارید. در این صورت دیگر خوانندگان این مقاله نیز می‌توانند از آن به عنوان یک ابزار کاربردی استفاده کنند.

1.              کلیک آپ (ClickUp)

یکی از محبوبترین و کاربردیترین ابزارهای مدیریت پروژه که می‌توانید از آن استفاده کنید، کلیک آپ خواهد بود. آدرس سایت اصلی این ابزار « https://clickup.com/ » می‌باشد. زمانی که وارد این سایت می‌شوید با محیط کاربردی بسیار جذابی مواجه خواهید شد. از طرفی شما می‌توانید به واسط نسخه‌های مختلفی که دارد، در هر دستگاهی با توجه به نیاز خود از آن استفاده کنید. معمولا افراد می‌توانند بر اساس نیاز‌های خود با قالب‌های گرافیکی متفاوت از این کلیک آپ استفاده کنند. در صورتی که بخواهید چند پروژه در این سایت تعریف کنید، به سادگی می‌توانید آن را مدیریت کنید.

 چرا که این دسته از ابزارهای مدیریت پروژه برای مدیریت چند پروژه سنگین طراحی شده است. نکته بعدی که در استفاده از کلیک آپ باید به آن توجه نمایید، امکان سازماندهی گروهی می‌باشد. در برخی مواقع ممکن است که به یک دلیل غیر سیستماتیک روند کاری شما تغییر کند، در این صورت با استفاده از فرآیندهای گروهی به سادگی می‌توانید تمامی این نکات را به همکاران خود در کوتاهترین زمان ممکن اطلاع دهید. این ویژگی چه برای کارفرما و چه برای فرد دورکار برقرار خواهد بود و افراد می‌توانند با توجه به نیاز خود به یک جمع بندی بسیار عالی دست پیدا کنند.

با استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه کلیک آپ میتوانید به یک نمای تابلویی بسیار عالی برای مدیریت پروژه‌های خود نیز دست پیدا کنید. دقت کنید که انجام برخی از امور در یک پروژه نیازمند این است که شخص یک تصویر کلی از تمامی مراحل و فرآیند‌های پروژه به دست آورد. خوشبختانه با استفاده از کلیک آپ می‌توانید به چنین قابلیتی دست پیدا کنید و به سادگی در مدت زمانی کوتاه به آنچه که می‌خواهید در یک مدت زمان بسیار پایین دست پیدا کنید.

معمولا بخش تقویم کلیک آپ در نظر کارفرمایان و مدیران پروژه خیلی بخش برجسته‌ای نمی‌باشد. اما اگر اندکی برای آن زمان صرف کنید، متوجه خواهید شد که این بخش تا چه اندازه می‌تواند برای شما کاربردی باشد. البته دقت نمایید که این بخش معمولا به صورت میلادی تنظیم شده است. البته شما می‌توانید با اندکی تغییرات تاریخ آن را به صورت شمسی نیز تغییر دهید.

2.              بالونت

اگر بخواهیم از ابزارهای مدیریت پروژه ایرانی نیز به شما یک مورد بسیار جذاب را معرفی کنیم، باید به نرم افزار بالونت اشاره نماییم. این نرم افزار در سه حالت کاربردی کاملا مختلف قرار دارد و می‌تواند برای شما به عنوان یک گزینه بسیار جذاب مورد استفاده قرار گیرد. البته بالونت خود را یک شبکه اجتماعی ویژه استارتاپ‌ها می‌داند تا ابزارهای مدیریت پروژه، با این حال امکاناتی که به شما ارائه میدهد، می‌تواند بسیار جذاب و کاربردی باشد. از طرفی به این نکته نیز توجه نمایید که این برنامه کاملا ریسپانسیو است و  می‌تواند در ابزارهای مختلف مورد استفاده قرار گیرد. برنامه‌های موبایلی آن نیز به عنوان یک برنامه کامل و جذاب و کاربردی مورد استفاده قرار می‌گیرد و می‌تواند دسترسی شما به پروژه‌ها را به صورت قابل توجه کاهش دهد.

از طرفی به این نکته نیز توجه نمایید که رابط کاربردی این نرم افزار نیز بسیار جذاب است و می‌تواند برای افراد مختلف به عنوان یک سایت کاربردی جذاب مورد استفاده قرار گیرد. از دیگر ویژگی‌های بسیار جذاب این نرم افزار می‌توان به امکان گروه سازی مختلف آن اشاره کرد. اما نکته بسیار جذاب آن در این است که مدیریت هر یک از این گفتگو‌ها درست مانند تلگرام به صورت تیمی انجام می‌شود. به همین دلیل است که این نرم افزار را می‌توان در دسته بندی نرم افزارهای کاربردی قرار داد و برای مدیریت پروژه روی کمک آن حساب کرد. امکان تماس صوتی و تصویری از طریق نرم افزارهای این شبکه اجتماعی را نیز می‌توان از نکات بسیار جذاب آن دانست. با این حال اگر بتوانید تمام تیم خود را در استفاده از این برنامه تشویق کنید، کارهای شما با سرعت بسیار بیشتری انجام خواهد شد.

معمولا ابزارهای مدیریت پروژه به تبادلات مالی توجه کافی ندارند. اما بالونت می‌تواند برای افراد دورکار و صاحبین کار یک بستر پرداخت امن را تداعی کند. در این صورت افراد با توجه به نیاز خود می‌توانند یک برنامه ریزی مناسب از آن انجام دهند. البته در فضای ویژه جلسات آن را نیز نباید نادیده بگیریم، چرا که برای انجام پروژه‌های سنگین ناگزیر می‌باشد.

3.       تیم ورک (Team Work)

یکی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه که می‌توان از آن برای پیشبرد انواع پروژه استفاده کرد، تیم ورک می‌باشد. برای تهیه این نرم افزار می‌توانید از طریق سایت « https://www.teamwork.com/ » اقدام نمایید. نکته بسیار مهمی که باید به آن اشاره کنیم، این است که تیم ورک یک برنامه و یا سایت رایگان نیست. اما به شما اجازه می‌دهد که برای مدت زمان یک ماه تمامی خدمات آن را به صورت رایگان تست کنید. در این صورت اگر به استفاده از آن ها نیاز داشتید، به سادگی می‌توانید خدمات مورد نظر خود را ادامه دهید. پیشنهاد ما به شما این است که در این مدت زمان تمامی خدمات آن ها را به صورت دقیق مورد بررسی قرار دهید. چرا که تنوع خدمات نرم افزار تیم ورک بسیار بالا است و می‌تواند برای شما به عنوان یک مدیر پروژه بسیار جذاب باشد.

سایت‌های بسیار بزرگی خدمات خود را از طریق این سایت سازماندهی کرده‌اند. در صورتی که به یکی از سایت‌های آن ها مراجعه کنید، این موضوع را به صورت دقیق درک خواهید کرد. نکته بعدی که باید به آن توجه نمایید، این است که وجود یک وبلاگ بسیار قوی می‌باشد. در صورتی که شما بخواهید اطلاعات مورد نظر خود را سازماندهی کنید، نیاز به یک سری ابزار بسیار قوی خواهید داشت تا اطلاعات مورد نظر خود را به بهترین شکل ممکن جمع بندی کنید. در بخش وبلاگ این سایت برای شما به عنوان یک مدیر پروژه و یا به عنوان یک فرد از یک پروژه بزرگتر اطلاعات بسیار زیادی قرار دارد که می‌تواند شما را راهنمایی کند. حتی در صفحه ابتدای این سایت نیز یک راهنما برای انجام برخی امور وجود خواهد داشت.

با استفاده از نرم افزار تیم ورک به عنوان ابزارهای مدیریت پروژه می‌توانید یک تایم لاین معکوس جذاب به دست آورید. فرض کنید که قصد راه اندازی دو سایت آموزش زبان انگلیسی و سایت آموزش زبان آلمانی دارید. در این صورت نرم افزار تیم ورک برای مدیریت زمان بهتر شما تمام کارهای شما را مورد بررسی قرار می‌دهد و برای انجام هر یک تایم لاین حدودی به شما پیشنهاد خواهد داد.

4.    ترلو (Trello)

اگر در مورد ابزارهای مدیریت پروژه با یک مدیر پروژه خلاق صحبت کنید، معمولا اولین پیشنهادی که به شما می‌دهد، استفاده از سایت ترلو می‌باشد. برای دسترسی سایت ترلو می‌توانید از طریق آدرس « https://trello.com/ » اقدام نمایید. البته در برخی مواقع این سایت برای باز شدن نیاز به نرم افزارهای تغییر دهنده آیپی دارد. با این حال یکی از جذابترین سایت‌هایی که افراد در بخش ابزارهای مدیریت پروژه به آن اشاره می‌کنند، سایت ترلو است. در این سایت ابزار بسیار زیادی برای مدیریت انواع پروژه وجود دارد که مهمترین آن ها تخته می‌باشد. شما با استفاده از تخته می‌توانید علاوه بر مدیریت تیم خود به صورت روزانه، بخشی از وظایف آن ها را نیز در بازه‌های زمانی مختلف تغییر دهید. در صورتی که موضوع فوری ایجاد شود، بهترین ابزار برای اطلاع رسانی به آن ها تخته ترلو خواهد بود.

چرا که شما می‌توانید اطمینان پیدا کنید که حتما آن ها متوجه این خبر شده‌اند. از طرفی کامنت گذاری نیز برای شما بسیار ساده خواهد بود، چرا که می‌دانید تمامی رفتارهای آن ها به صورت دقیق قابل پیگیری می‌باشد. از دیگر نکات بسیار جذاب نرم افزار و یا سایت ترلو در این است که شما می‌توانید پروژه خود را به صورت کلی نیز مورد تحلیل قرار دهید. البته به این نکته توجه نمایید که این تحلیل زمانی برای شما کاربردی خواهد بود که بتوانید آن را به صورت حرفه‌ای یک برنامه ریزی برای تحویل پروژه خود انجام دهید. در صورتی که تایم لاین پروژه مشخص نباشد، Big Picture نهایی برای شما آنچنان ارزشمند نخواهد بود.

از طرفی ترلو به شما این امکان را می‌دهد که تقویم خود را با تقویم ترلو به صورت یکسان استفاده کنید. در این صورت اگر در تقویم گوشی شما و یا تقویم دسکتاپ شما هر تغییری ایجاد شود، به سادگی می‌توانید این تغییر را در گوشی خود نیز لحاظ نمایید.  از طرفی به این موضوع توجه کنید که در برخی از نسخه‌های آن امکان اضافه کردن تقویم شمسی بر اساس نیاز شما وجود دارد. به همین دلیل شما باید تمام تلاش خود را به کار گیرید تا برنامه ریزی خود را مشخص نمایید.

5.    میزیتو

اگر شما به تازگی با فضای استارتاپ‌ها آشنا شدید، قطعا در مورد میزیتو نیز اخبار را شنیده‌اید. چرا که این برنامه به صورت تخصصی برای جلب توجه مدیران استارتاپ‌ها برنامه ریزی‌های بسیار زیادی انجام داده است. شما با استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه میزیتو به سادگی می‌توانید یک پروژه را بین چند نفر به اشتراک بگذارید. از طرفی ویژگی بسیار جذاب آن در این است که اطلاعات هر یک را نیز به صورت دسته بندی مورد استفاده قرار دهید. در این صورت اطلاعات مورد نظر شما زمانی برای شما کاربردی و جذاب خواهد بود که بتوانید هر یک از این اطلاعات را تا جایی که ممکن است، شخصی سازی کرده و یا تبدیل به داده‌های آماری کنید.

نکته بعدی که باید به آن توجه نمایید، این است که میزیتو امکان شخص سازی ارتباطات را نیز به شما میدهد. در این صورت می‌توانید یک سری جلسات هماهنگ و با کیفیت بسیار بالا با اعضا تیم خود برقرار کنید. اما نکته بسیار مهم آن در این است که این جلسات را بر اساس نتایج آن نیز دسته بندی کنید. حتما برای شما هم پیش آمده است که جلسات متعدد برگذار کرده، اما خروجی مشخصی برای آن تعریف نشده باشد. به لطف استفاده از برنامه میزیتو به سادگی می‌توانید این چالش را برای همیشه حل کنید.

در صورتی که شما از دنبال کنندگان نرم افزار و  ابزارهای مدیریت پروژه ترلو می‌باشید، به تازگی امکان انتقال داده و پروژه‌ها از سمت ترلو به سمت میزیتو فراهم شده است. در این صورت شما می‌توانید یک برنامه ریزی مناسب برای انجام این پروژه‌ها داشته باشید. البته اشتراک گذاری فایل‌ها بین همکاران شما نیز به صورت طبقه بندی و دقیق انجام خواهد شد. اما نکته بسیار مهم آن در این است که برای ثبت و دریافت اطلاعات و فایل‌ها نیز پروتکل‌های درون سازمانی تعریف کنید.

سخن پایانی

در این مقاله به صورت کامل و جامع در مورد بهترین ابزارهای مدیریت پروژه ایرانی و خارجی صحبت کردیم. یکی از نکات بسیار مهمی که باید به آن توجه نمایید، این است که برای استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه خارجی، حتما روی قدرت زبان انگلیسی خود کار کنید. در این صورت می‌توانید بازدهی خود را به صورت ویژه افزایش دهید. نکته بعدی که باید به آن توجه نمایید، دسترسی آسان شما و اعضاء تیم به ابزارهای مدیریت پروژه می‌باشد. در برخی مواقع ممکن است که دسترسی‌های ایران به برخی از این ابزارها محدود شود. برای جلوگیری از هر گونه چالش بهتر است که در یک مدت زمان کوتاه اطلاعات خود را به یک سرور امن ایرانی و یا برنامه مشخص انتقال دهید.

در پایان به این نکته توجه نمایید که امروزه انجام پروژه‌های بزرگ بدون استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه تقریبا غیر ممکن است. چرا که یک پروژه بزرگ نیازمند همکاری افراد متخصص است. به همین دلیل جمع آوری همه آن ها باید در یک بستر امن باشد. در این صورت می‌توانید برای انجام پروژه‌ها در زمان مشخص برنامه ریزی مناسبی انجام دهید. ابزارهای مدیریت پروژه که موجود در این صفحه می‌تواند نیاز هر شخصی را برطرف سازد. اما نکته بسیار مهم آن در این است که برای شخصی سازی و درک هر بخش از آن زمان صرف نمایید.