مدیریت وظایف روزانه

مدیریت وظایف روزانه / آموزش نکات کاربردی

دسته بندی : کسب و کار
1401/03/18

یکی از مواردی که امروزه تمامی افراد با آن درگیر هستند این است که چه طور بتوانند به تمامی روزمرگی های خود برسند و وظایف روزانه خود را به خوبی انجام دهند. با سخت تر شدن شرایط جامعه بعضی از افراد ناچارا دو و یا سه عنوان شغلی را دارند که در کنار دیگر وظایف روزانه خود مجبور هستند که به این فعالیت ها رسیدگی نمایند. خوب همه ما می دانیم که در 24 ساعت روز که بخشی از آن هم به خواب و استراحت اختصاص دارد بدون برنامه ریزی نمی توان وظایف روزانه را به خوبی مدیریت کرد. پس باید در کار های روزانه خود ، نقش مدیر را داشته باشیم. اگر شما هم جزو این افراد هستید که روزمرگی شلوغی را دارید و باید به تمامی وظایف روزانه خود رسیدگی کنید با دنبال کردن مقاله مدیریت وظایف روزانه میتوانید مهارت خود را در این زمینه افزایش بدهید. پس در ادامه همراه من و برتر آموز باشید.

آنچه که شما در این مقاله می آموزید:

  • آموزش کاربردی مدیریت وظایف روزانه
  • معرفی ابزار های مناسب برای مدیریت وظایف روزانه

آموزش کاربردی مدیریت وظایف روزانه

همانطور که در اول مقاله توضیح دادیم ما برای اینکه به صورت منظم به اهداف خود برسیم نیاز به برنامه ریزی منظمی در این زمینه داریم. هیچ کاری با سردرگمی و نداشتن روتین درستی به سرانجام نمی رسد. اگر در کوچکترین کارهای روزمره خود نظم داشته باشیم آنگاه متوجه می شوید که تمامی کارها به نحو احسن انجام می شود و حتی شما تایم اضافه ای برا رسیدگی به سایر امور خواهید داشت. فرقی نمی کند که شما شاغل ، دانش آموز و یا خانه دار هستید. شما قطعا در زندگی روزمره یک سری وظایف دارید که با مدیرت آن میتوانید حتی تایم بیشتری را برای استراحت خود اختصاص بدهید. در ادامه به بررسی نکات کاربردی مدیریت وظایف روزانه میپردازیم. توصیه می شود که یک کاغذ یادداشت و خودکار در کنار خود داشته باشید و موارد مهم را یادداشت نمایید تا از آن در برنامه ریزی های خود استفاده کنید.

پیشنهاد می شود مقاله فرآیند استخدام های موفق را مطالعه نمایید.

لیست وظایف خود را یادداشت نمایید.

در ابتدای راه برنامه ریزی شما باید بدانید که وظایف شما به چه صورت است. حتما برای این مرحله زمان بگذارید و وظایف خود را یادداشت نمایید. مهم نیست وظیفه شما کوچک یا بزرگ و یا ….. است ، مهم این سایت که تمامی وظایف داخل ذهن خود را در برگه یادداشت نمایید. پیشنهاد می شود که در حین مطالعه مقاله مراحل را برای خود یادداشت نمایید. اگر نمی دانید که وظایف شامل چه مواردی است به شما توضیح خواهیم داد. اگر شما شاغل هستید انجام وظایف روزانه شغلی ، کلاس زبان و یا موسیقی ، انجام نظافت شخصی و منزل و…. تمامی این موارد می توانید جزو لیست وظایف باشد. البته امروزه نرم افزار های کاربردی و مفیدی برای برنامه ریزی های روزانه معرفی شده است که میتوانید از این نرم افزار ها هم استفاده نمایید اما حالت ایده آل این است که یک دفتر برای برنامه ریزی روزانه به کار خود اختصاص دهید. این دفتر می تواند یک سررسید ، پلنر و یا موارد دیگری باشد. تجربه نشان داده است که برنامه ریزی و اهداف اگر به صورت مکتوب نوشته شود تاثیر بیشتری را روی شما خواهد داشت.

وظایف خود را اولویت بندی کنید!

خوب پس از اینکه وظایف خود را در دفتر برنامه ریزی نوشتید حال باید وظایف خود را اولویت بندی کنید . اولویت بندی وظایف به شما این امکان را می دهد که بتوانید وظایف را به صورت بهتری انجام بدهید. در هنگام اولویت بندی می توانید کار های خود را با لیبل 1 تا 3 نام گذاری کنید که به ترتیب از 1 تا 3 به بیشترین اهمیت و کمترین اهمیت نام گذاری می شود. این کار باعث می شود تا در طول روز کارهایی که الویت فوری دارند را اول و کارهایی که کمترین اولویت را دارند آخر انجام بدهند.

پس از اولویت بندی ، برنامه ریزی نمایید.

بعد از اینکه اولویت کارهای خود را مشخص کردید حال نوبت این میرسد که بر اساس اولویت ها برنامه ریزی نمایید. برنامه ریزی میتواند شامل این باشد که کارهای اولویت 1 در درجه اول باشد و اوایل صبح انجام شود و کارهای اولویت 3 در طول هفته پخش شود و در تایم های آزاد این موارد انجام بشود. بر اساس آمار ها طبق یک مطالعه ، یک فرد حدود ۲۱.۸ ساعت را در هفته هدر می دهد؟ متخصصان کم و بیش تحت تأثیر حواس پرتی هایی هستند که در حال حاضر بی ضرر به نظر می رسند اما بعدها منجر به مشکلات اساسی می شوند. این حواس پرتی ها شامل استفاده از تلفن ، مکالمات کوتاه ، چک کردن مداوم شبکه های اجتماعی و…است.

هدف گذاری کنید!

بهتر است قبل از شروع ماه جدید و در ابتدای هفته اول به هدف گذاری بپردازید. ایده آل گرانه هدف گذاری نکنید ، معمولا هدف هایی را انتخاب کنید که در انتهای ماه می توانید آن را عملی کنید ، در این صورت از عملکرد خود دلسرد نخواهید شد. در حالت کلی می توانید اهداف خود را به سه دسته اهداف کوتاه ، میان و بلند مدت تقسیم نمایید. بر این اساس در برنامه ریزی ماهانه می توانید اهداف کوتاه مدت و یا میان مدت را قرار بدهید. هنگام هدف گذاری با خود مهربان و رو راست باشید. شما نمی توانید در طول یک ماه استاد زبان ، آشپز ماهر و…. بشوید. برای مثال تنظیم کردن خواب میتواند جزو اهداف کوتاه مدت باشد.

پیشنهاد می شود لیست مهارت های شغلی برای استخدام را مطالعه نمایید.

برای برنامه های خود زمان تعیین کنید!

پس از اینکه هدف گذاری و برنامه های خود را مشخص کردید حال نوبت به آن میرسد که برای برنامه های خود  زمان تعیین کنید. برای مثال شما در طول روز برنامه هایی مانند ورزش ، کلاس زبان ، خرید شخصی و روتین پوستی را دارید. خوب باید مشخص کنید که هر کدام از این کار ها رو در کدام زمان انجام بدهید. برای مثال ورزش 10 تا 12 صبح ، روتین پوستی 13 تا 14 ، کلاس زبان 16 تا 18 و خرید هم از 18 الی 21 در این حالت شما تا انتهای شب تمامی کارهای خود را انجام داده اید. در هنگام تایم گذاری ایده آل فکر نکنید و برای خود ساعات مشخصی را برای جبران مشخص کنید. برای مثال اگر به کلاس زبان خود در ساعات 16 تا 18 نرسیدید این برنامه را بتوانید در ساعات صبح و یا شب جبران نمایید در این حالت حس بهتری را از خود خواهید داشت.

ابزار برنامه ریزی خود را مشخص نمایید!

شما با توجه به نوع فعالیتی که بر عهده دارید ، باید برای مدیریت کارهای روزانه ابزار مناسب داشته باشید. در این زمینه هر شخصی میتواند با توجه به سلیقه و نظری که دارد متفاوت عمل کند. میتوانید از اپلیکیشن های موجود در تلفن های همراه و یا دفاتر مخصوص برنامه‌ریزی مانند انواع پلنر ها استفاده نمایید. اگر چندان علاقه ای به این ابزار ها ندارید میتوانید از یک ساده دفتر یا سر رسید مناسب برای برنامه‌ ریزی اختصاص بدهید. نوع ابزاری که مورد استفاده قرار می‌دهید اهمیت ندارد، مهم این است که با آن ابزار احساس راحتی داشته باشید و بتوانید آن را همراه خود داشته باشید. بهتر است به جای نوشتن روی برگه های متفاوت از یک دفتر استفاده کنید تا بتوانید عملکرد سالانه خود را بررسی نمایید بدین صورت نظم بیشتری را هم خواهید داشت.

آموزش مدیریت وظایف روزانه

معرفی ابزار های مناسب برای مدیریت وظایف روزانه

خوب تا به اینجا سعی کرده ایم به صورت کامل راجب به مدیریت وظایف روزانه صحبت کنیم و نکات کاربردی را به شما بیاین نماییم. در ادامه قصد داریم راجب به ابزار های مناسب برای مدیریت کردن بپردازیم و چند ابزار آنلاین را به شما معرفی نماییم. پس در ادامه همراه من و برتر آموز باشید.

1. اپلیکیشن برنامه ریزی Microsoft To Do

یکی از اپلیکیشن‌ های فوق کاربردی و مناسب در این زمینه ، Wunderlist نام دارد که در سال ۲۰۲۰ توسط شرکت مایکروسافت خریداری شد و انحصار آن به این شرکت رسید. پس از اینکه ماکروسافت Microsoft To Do را خریداری کرد علاوه بر اینکه ویژگی‌های اپلیکیشن Wunderlist را داشت ، برخی امکانات جدید را هم به آن اضافه کرد این موضوع در این حالت است که Wunderlist خود به خوبی یک ابزار کاربردی برای برنامه ریزی به شمار می رفت.

پلتفرم Wunderlist بر پایه مفهوم لیست کارها طراحی شده بود اما الان کارهای بیشتری را می‌توان با آن انجام داد. حال با وجود Microsoft To DO درست مثل Wunderlist می‌توان پوشه‌ هایی را ایجاد کرد و سپس کارها را دسته‌بندی کرد. یکی از ویژگی های مثبت این اپلیکیشن این است که همچنین می‌ توانید لیست‌ کار ها و فعالیت های خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و در کارهای گروهی همکاری کنید. حتی با استفاده از این برنامه می‌توانید برای بهبود کار تیمی با اعضای دیگر در برنامه ارتباط برقرار کنید. این برنامه در دوران پاندمی کرونا که شرکت ها به صورت دور کار فعالیت داشتند بسیار موثر واقع شد زیرا میتوانستند برنامه ریزی کارمندان را کنترل کنند و به آنها برنامه کلی ارائه دهند. Microsoft To Do در نسخه‌های اندروید، ios، وب و ویندوز موجود است.

پیشنهاد می شود مقاله آموزش پیشرفت شغلی را مطالعه نمایید.

ویژگی های این برنامه : 

امکان دسته‌ بندی لیست کارهای مختلف، انتخاب رنگ برای هر لیست و همچنین امکان اولویت‌ بندی لیست‌ ها براساس اهمیت یا زمان انجام

ایجاد وظیفه های جدید، تعیین ددلاین یا همان مهلت انجام کارها ، تعیین اعلان یادآور برای هر وظیفه کاری

امکان تکرار یک وظیفه با گزینۀ repeat task

این برنامه ویژگی جذاب bucket list هم دارد که درواقع آرزوها یا کارهایی است که بنظرتان دست نیافتنی می‌آیند. می‌توانید لیستی از این کارها را هم تعریف کنید زیرا ممکن است در سال های نه چندان دور به این برنامه ها دست پیدا کنید.

2. اپلیکیشن برنامه ریزی ToDoist

ToDoist یک نرم افزار کاربردی و مناسب برای افرادی است که میخواهند برنامه ریزی درون نرم افزاری داشته باشند. از این برنامه میتوانید به صورت گروهی برای انجام کار های دورکاری خود هم استفاده نمایید. این برنامه در نسخه های اندروید و آی او اس قابل استفاده می باشد.

ToDoist از بخش های زیر تشکیل شده است:

مهلت‌ها و یادآوری‌ها: برای اطمینان از اتمام کارها، ضرب‌العجل تعیین می‌کنید و کارهایتان حتماً به پایان می‌رسند.

پروژه‌ها و اهداف: ایجاد و مدیریت پروژه‌ها با کارهای فرعی، تعیین اهداف و پیگیری پیشرفت.

کارهای برجسته: مهمترین کارها را براساس اولویت کدگذاری کرده و با رنگ برجسته کنید.

گزارش‌ها: با گزارش‌ها پیشرفت خود را پیگیری کنید و برای هدف قرار دادن اهدافِ Todoist Karma امتیاز کسب کنید.

3. اپلیکیشن برنامه ریزی AnyDo

نرم افزار برنامه ریزی Anydo تقریباً تمام ویژگی‌ هایی که بریا برنامه ریزی و  مدیریت برنامه ها نیاز دارید را دارد این ویژگی‌ها شامل  لیست کارها ، مدیریت وظایف ، تنظیم یادآوری و … می شود. از دیگر ویژگی ها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

امکان دسته‌بندی وظایف و کارها ؛ مثلاً شخصی ، کاری و … و به اشتراک گذاشتن با دیگران. امکان دسته‌بندی کارها براساس زمان. ویژگی جدید Anydo Moment به شما اجازه می‌ دهد که در یک نگاه تمام کارهای روز را ببینید، آن‌ ها را بررسی کرده و یا سریعاً آن‌ ها را به روز دیگری منتقل کنید پروژه‌ های بزرگ‌ تر را به وظایف کوچکتر و فرعی تقسیم کنید و تصویر بهتری از کارهای بزرگتان ببینید.

پیشنهاد می شود مقاله چگونه یک غریبه را به مشتری تبدیل کنیم؟ را مطالعه نمایید.

سخن آخر: 

سعی کرده ایم به طور کامل درباره ی مدیریت وظایف روزانه صحبت کنیم و ویژگی های ضروری را بیان نماییم. میدانیم که در دنیای پیچیده امروزه داشتن روتین و برنامه ریزی مزیت مهمی محصوب می شود که با کمی تلاش و پشتکار میتوانید برنامه ریزی مناسبی را برای خود داشته باشید. سعی کنید حتما از یکی از ابزار های آنلاین و یا دفاتر استفاده نمایید. توصیه می شود برای اینکه نتیجه بهتری را کسب کنید حتما برنامه خود را مکتوب نمایید. اگر در زمینه مدیریت وظایف روزانه تجربه ای دارید لطفا در قسمت کامنت آن را با دوستان برتر آموزی به اشتراک بگذارید. همچنین شما میتوانید بهترین دوره های آموزشی در ایران همانند آموزش دیجیتال مارکتینگ ، آموزش سئو و… را در برتر آموز مطالعه نمایید. ممنون از توجه شما.

نویسنده : تارا محمدزاده

تارا محمدزاده هستم کارشناس رشته علوم کامپیوتر. در زمینه سئو ، تولید محتوا و دیجیتال مارکتینگ فعالیت میکنم. خوشحالم که از نوشته های من استفاده می کنید.

نظرات کاربران

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.